W ostatnich latach coraz bardziej zwracamy uwagę na to, jakimi informacjami i z kim dzielimy się przez internet. PRZYSIEGLE.ONLINE o samego początku dochowuje najwyższych standardów w zabezpieczaniu danych Klientów. Tłumaczymy przecież bardzo często wrażliwe dane, takie jak orzeczenia sądowe lub dokumentację medyczną. Nawet na tak niepozornych dokumentach jak zaświadczenie o zameldowaniu może znajdować się PESEL lub imiona naszych rodziców, co w rękach przestępców może prowadzić do kradzieży tożsamości. Przeczytaj, jak dbamy o tłumaczone dane!
Klauzula informacyjna
Każdy Klient przesyłając do nas dokumenty do tłumacza przysięgłego przez serwis PRZYSIEGLE.ONLINE akceptuje nasz regulamin oraz politykę prywatności, czyli tzw klauzulę informacyjną. Informacje tam zawarte nie są tylko zbitkiem prawnych formułek, które pojawiły się na wszystkich stronach internetowych od czasu wprowadzenia „RODO”. To przede wszystkim ważne informacje, kto i w jakim zakresie będzie przetwarzał nasze dane. Postaraliśmy się, aby nasza klauzula była maksymalnie czytelna i zrozumiała. Jej treść znajduje się TUTAJ. Opisuje ona w prosty sposób jakie są Twoje prawa, jakie dane gromadzimy i w jakich celach je przetwarzamy.
Ustawowa ochrona prawna
Poza przyjętymi w naszej firmie procedurami dotyczącymi bezpieczeństwa danych, które opisujemy poniżej, ważną informacją dla osób szanujące swoje bezpieczeństwo będzie fakt, że Ustawa o zawodzie tłumacza przysięgłego nakłada na tłumaczy przysięgłych dodatkowy obowiązek zachowania poufności, nie tylko względem tego kto tłumaczy, ale również treści tłumaczonych dokumentów. Z obowiązku tego tłumacz przysięgły może zostać zwolniony jedynie przez organy sprawiedliwości, np w przypadku toczącego się postępowania.
NIE dla baz Klientów i NIE dla zbierania danych
Miałem przyjemność studiować na kierunku „Pozyskiwanie i ochrona danych” na Uniwersytecie Szczecińskim. Dlatego jeszcze zanim stało się to modne (czytaj: RODO) byłem świadomy jak ważne jest przestrzeganie prawa do prywatności naszych Klientów. Od początku naszej działalności zdecydowaliśmy się nie prowadzić newslettera ani nie budować baz danych na potrzeby marketingu. Wielu popuka się w czoło mówiąc, że jest to strzał w stopę i nie wykorzystywanie potencjału do rozwoju lub zwiększania zysków. W PRZYSIEGLE.ONLINE wierzymy jednak, że również firmy mają obowiązek zmieniać rzeczywistość na lepsze i kreować świat, w którym chcemy żyć. Dbałość o ekologię (obniżanie zużycia papieru/tuszu), o higienę wizualną miasta (małe szyldy w przestrzeni publicznej) i szacunek do danych Klientów wyróżniają nas na tle konkurencji. Kierując się również zasadami katolickiej nauki społecznej nie przechowujemy list osób, które zleciły na tłumaczenie, gdyż uważamy, że nie leży to w interesie Klienta. Wszystkie dane adresowe, jak np telefon kontaktowy, e-mail czy adres korespondencyjny usuwane są przez nas po wykonaniu zlecenia. Również do minimum ograniczyliśmy dane zbierane w związku z obowiązkiem prowadzenia Repertorium tłumacza przysięgłego – przechowujemy jedynie niezbędne dane, których wymaga Ministerstwo Sprawiedliwości. Są to imię i nazwisko osoby zlecającej oraz dane identyfikujące tłumaczony dokument.
Procedury ochrony danych
Najważniejszym elementem ochrony danych jest nasza standardowa polityka, którą określamy „Prawem do bycia zapomnianym”. Wyraża się ona w NIE prowadzeniu archiwum wykonanych tłumaczeń. Jak wszystkie biura tłumaczeń prowadzimy bazy wiedzy, budujemy szablony i pamięć tłumaczy, jednakże wykonane przez nas tłumaczenia są usuwane (w przypadku np dokumentów szablonowych) lub anonimizowane, tak aby wrażliwe dane nie były archiwizowane lub nie było możliwości przypisania ich do konkretnej osoby.
Ponadto dokładamy starań, aby w codziennej pracy dochować standardów bezpieczeństwa. Nasze kopie zapasowe przechowywane są na zewnętrznych dyskach, a więc nie w chmurach, gdzie prawdopodobieństwo nieautoryzowanego dostępu jest większe. W naszych lokalnych biurach tłumaczeń w Gdańsku lub biurze tłumacza w Łodzi nie przyjmujemy tłumaczeń z pendriva a dokumenty fizyczne trzymamy w osobnej strefie do której dostęp mają jedynie upoważnione osoby.
Czas przechowywania danych
Jak pisaliśmy powyżej, dane przechowujemy najkrócej ile jest to możliwe. Dane zleceniodawcy (telefon, adres do wysyłki, e-mail) usuwane są po wykonaniu i wysłaniu tłumaczenia. Gotowe tłumaczenia usuwamy lub anonimizujemy po 2 tygodniach od ich wydania (tłumaczenia szablonowe) lub po miesiącu (tłumaczenia nieszablonowe). Okres ten jest potrzebny na wypadek ew. reklamacji – lub częściej – próśb Klientów o wydanie kolejnego egzemplarza tłumaczenia.
Udostępnianie danych
Danych naszych Klientów nie udostępniamy NIKOMU. Większość tłumaczeń wykonujemy w ramach własnych zasobów, a jeżeli współpracujemy z zewnętrznym tłumaczem (np specjalistą w danej dziedzinie lub posiadającym szczególne, wymagane uprawnienia, których potrzebuje nasz Klient) podpisujemy z nim specjalną umowę o nieujawnianiu i właściwym przechowywaniu danych. Nigdy nie stosujemy praktyk stosowanych (ale też coraz mocniej piętnowanych) w branży, gdy biuro tłumacza rozsyła dokumenty Klienta z zapytaniem do innych podmiotów w celu podzlecenia usługi.
Profesjonalne tłumaczenia
Cieszymy się, że dbasz o bezpieczeństwo swoich danych. Jak widzisz, są one u nas bezpieczne. Dlatego gdybyś kiedykolwiek potrzebował wykonać tłumaczenie ekspresowe zapraszamy do wybrania tej opcji podczas zlecania tłumaczenia. Gotowy dokument otrzymasz nawet w 2 godziny od przesłania dokumentów do darmowej wyceny.
