Tłumaczenie ze skanu czy oryginału?

Share on facebook
Facebook
Share on google
Google+
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Jak to jest z tym poświadczeniem na tłumaczeniu z oryginału, skanu czy z kopii? O co w tym chodzi i czy ma to jakiekolwiek znaczenie? Na te pytania znajdziesz odpowiedź w poniższym artykule.

Tłumaczenie przysięgłe ze skanu czy oryginału
Zdjęcie utworzone przez freepik - pl.freepik.com

Obowiązkowe poświadczenie

Tłumaczenia poświadczone, zwane potocznie przysięgłymi charakteryzują się tym, że jak sama nazwa wskazuje muszą być… poświadczone. Dlatego na ich końcu zamieszcza się specjalną klauzulę poświadczającą. Tłumacz informuje w niej, że tłumaczenie jest wierne oryginałowi, wskazuje na to kto wykonał tłumaczenia, gdzie i kiedy, nadaje tłumaczeniu specjalny numer oraz co dla nas najważniejsze: informuje, w jakiej formie tłumaczenie zostało mu przedstawione.

Forma dokumentu

Zgodnie z ustawą o zawodzie tłumacza przysięgłego tłumacz musi określić, “czy sporządzone je z oryginału czy odpisu“. Dlaczego ten przepis obowiązuje? Trudno powiedzieć, tłumacze równie często zadają sobie to pytanie 😉 Jest to pewien archaizm prawny – obecnie nawet notariusze dokonujący przecież poświadczeń na gruncie prawa polskiego na masową skalę nie muszą określać formy dokumentu a jedynie stosują zapis “z przedłożonym mi dokumentem”. Warto zaznaczyć, że tłumacz nie stwierdza autentyczności dokumentu, którego mu przedstawiono, a jedynie jego formę. Faktem jest, że nie jest specjalistą od kryminalistyki i często nie ma ani wiedzy, ani narzędzi by ustalić czy dokument jest prawdziwy. W przepisie tym chodzi więc o to, żeby wskazać w jaki sposób Klient okazał dokument i czym przedstawiony dokument jest (jaką ma formę).

Oryginał a odpis

Za oryginał przyjmuje się wszystkie dokumenty pierwotne*, tzn wydane w “oryginalnej” formie. Może to być druk urzędowy z pieczątkami i podpisem, może to być zwolnienie naszego dziecka ze szkoły napisane na kolanie, może to być też np angielski dowód rejestracyjny (bez podpisów) albo świadectwo szkolne (z faksymile /nadrukiem/ podpisu).
Odpis to z kolei dokładne odwzorowanie dokumentu pierwotnego (mówiąc prosto: kopia). W zależności, czy wykonała go osoba upoważniona do wykonywania kopii, rozróżniamy odpis poświadczony lub niepoświadczony. Zgodnie z tym, odpisem poświadczonym będzie np odpis notarialny, kopia wydana przez tę samą instytucję co oryginał (np odpis świadectwa) albo odpis wykonany przez inną, upoważnioną osobę. Odpis poświadczony ma tę samą wagę prawną co oryginał. Odpisem niepoświadczonym będzie kopia dokumentu dokonana w dowolnej formie przez nieokreśloną osobę, np. kserokopia, zdjęcie dokumentu, skan. Warto zauważyć, że skan dokumentu – tak przecież popularny – będzie odpisem niepoświadczonym. Odpis nie musi przybierać formy materialnej i może istnieć w formie cyfrowej.

Dokumenty elektroniczne

Coraz częściej pojawiają się dokumenty elektroniczne, które nie istnieją na papierze, w świecie realnym. W ich przypadku, na tłumaczeniu zaznacza się, że zostało wykonane z przedłożonego do tłumaczenia oryginału dokumentu elektronicznego. Należy zaznaczyć jednak, że nie każdy dokument elektroniczny jest oryginałem. Oryginałem będzie dokument pierwotny, posiadający wyłącznie zapis elektroniczny, wygenerowany przez system. Będzie to np. wyciąg z KRS, faktura, dokument opatrzony podpisem elektronicznym, bilet lotniczy, itd. Nie będzie nim za to dokument Word, który stworzymy, skan dokumentu czy jego zdjęcie. Dlaczego? Zgodnie z definicją prawną: dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych.

Znaczenie dla odbiorcy zagranicznego

W zdecydowanej większości przypadków tłumaczenia poświadczone ze skanu są akceptowane przez wszelkie instytucje, urzędy, sądy, uniwersytety, pracodawców i inne podmioty działające w krajach anglosaskich, krajach opierających się na porządku Common Law, a także krajach, które akceptują dokumenty anglojęzyczne. Tak więc wysyłając tłumaczenie poświadczone ze skanu do Wielkiej Brytanii, Irlandii, Norwegi, Kanady, większości stanów Stanów Zjednoczonych Ameryki, Chin, na Maltę, etc. możemy mieć pewność, że tłumaczenie zostanie uznane. Wynika to z dwóch głównych czynników. Po pierwsze na gruncie prawa Common Law bezpośrednia odpowiedzialność za posługiwanie się dokumentem spoczywa na jego posiadaczu. Dla odbiorcy nie ma większego znaczenia, czy tłumaczenie zostało wykonane ze skanu, kopii czy oryginału. Jeżeli dokument jest fałszywy lub mniej drastycznie – posiada błędne dane, odpowiedzialność za posługiwanie się tymi danymi spoczywa na osobie, która przedstawia je jako autentyczne. Dlatego też, bardzo mocno upraszczając można założyć, że skan = oryginał.  Po drugie, w większości z tych krajów nie istnieje funkcja tłumacza przysięgłego, a poświadczaniem tłumaczeń zajmują się wyspecjalizowane firmy. W związku z powyższym, obowiązek zaznaczenia na tłumaczeniu w jakiej formie dokument został przedstawiony nie istnieje. Warto też zaznaczyć, że przeciwnie niż w Polsce większość krajów anglosaskich akceptuje w urzędach skany i nie wymaga przedłożenia “hard copy”, czyli wersji papierowej. Jedynym wyjątkiem od tej reguły są czasami postępowania wizowe w Australii, ale wynika to nie tyle z samego obowiązku prawnego ale z bardzo restrykcyjnego podejścia urzędników imigracyjnych, którzy ładnie mówiąc “starają się zweryfikować odpowiednią determinację osób pragnących osiedlić się na stałe w Oz”. 

Znaczenie dla odbiorcy w Polsce

Z perspektywy odbiorcy indywidualnego tłumaczenia fakt jego poświadczenia z oryginału lub odpisu nie ma większego znaczenia. Może mieć jednak znaczenie dla instytucji, do której tłumaczenie jest kierowane. Chociaż większość polskich instytucji (np banki, sądy, ZUS, Urzędy Skarbowe, uczelnie, szkoły, Kościoły, urzędy miasta i inne) uznaje tłumaczenia ze skanów, rozumiejąc że tłumacz nie stwierdza autentyczności dokumentów, zdarzają się jednak przypadki niezaakceptowania tłumaczenia ze skanów przez urzędników w Urzędach Stanu Cywilnego i Wydziałach Transportu. Dlaczego tak się dzieje? Trudno powiedzieć, gdyż nie istnieją żadne przepisy zabraniające wprost akceptacji tłumaczenia ze skanu. Chociaż urzędnicy w USC powołują się na ustawę o aktach stanu cywilnego (argumentując, iż skoro podstawą wpisu ma być dokument, a wpis dokumentu obcojęzycznego opiera się na tłumaczeniu, nie może to być tłumaczenie z kopii, a musi być – z oryginału: całość uzasadnienia poniżej) trudno nie odnieść wrażenia, że interpretacja ta zakłada jakoby tłumacz miał w procesie poświadczania stwierdzić, czy tłumaczenie jest autentyczne – co oczywiście nie jest prawdą.

Ciężar dowodu

Ciężar odpowiedzialności stwierdzenia, czy osoba posługuje się autentycznym dokumentem nie spoczywa na tłumaczu, ale na instytucji, która jest odbiorcą oryginalnego dokumentu – tj. urzędu lub w przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa fałszerstwa na organach ścigania. Jeżeli urząd, posiadający aktualne wzory dokumentów obcojęzycznych nie ma możliwości stwierdzenia czy dokument jest autentyczny, jak taką możliwość mógłby mieć tłumacz? Warto zaznaczyć, że na tłumaczeniu przysięgłym znajdują się wszystkie elementy dokumentu. Ponadto, praktyka wykonywania tłumaczeń bardzo jasno pokazuje, że fakt przyjęcia lub odrzucenia tłumaczenia ze skanu zależy wyłącznie od uznaniowości urzędnika lub danego USC – wiele urzędów i urzędników akceptuje tłumaczenia ze skanu bez żadnych zastrzeżeń. Warto zauważyć, że w przypadku tłumaczenia aktów stanu cywilnego ze skanu do tłumaczenia dołączany (na zagiętym rogu) jest wydruk dokumentu, z którego tłumaczenie zostało wykonane, co jednoznacznie pozwala określić czy przedkładany w urzędzie oryginał jest tożsamy z idącym w ślad za nim tłumaczeniem ze skanu/kopii.

Uzasadnienie Zastępcy Kierownika USC  w Łodzi dot. akceptowania tłumaczeń jedynie ze skanu. Źródło: grupa “Tłumaczenia” na Facebook.com; https://www.facebook.com/groups/tlumacze

Niemniej zdajemy sobie sprawę, że przepychanki prawne i niejasne definicje nie muszą być przedmiotem zainteresowania Klienta.

Dlatego w przypadku tłumaczenia metryk (akty urodzenia, małżeństwa, zgonu, etc) na potrzeby USC/ambasady zawsze prosimy aby w pierwszej kolejności Klienci dowiedzieli się, czy instytucja do której tłumaczenie jest kierowane akceptuje tłumaczenia ze skanu. 

Podstawy prawne

Aby nie być gołosłownym, poniżej zamieszczamy dokładny opis aktów prawnych oraz wytycznych znajdujących się Kodeksie Tłumacza Przysięgłego.
 
Zgodnie z Art 18, punkt 2 Ustawy z dnia 25 listopada 2004 r. o zawodzie tłumacza przysięgłego (Dz. U. 2004 Nr 273 poz 2702):

Na wszystkich poświadczonych tłumaczeniach oraz poświadczonych odpisach pism, które wydaje tłumacz przysięgły, wymienia się pozycję, pod którą tłumaczenie lub odpis są odnotowane w repertorium. Na sporządzonych tłumaczeniach i odpisach pism należy stwierdzić, czy sporządzono je z oryginału, czy też z tłumaczenia lub odpisu, oraz czy tłumaczenie lub odpis jest poświadczony i przez kogo.

Zapis ten precyzuje Kodeks Tłumacza Przysięgłego z 2018 roku opracowany przez TEPIS z udziałem Międzyinstytucjonalnego Komitetu Konsultacyjnego (w skład którego wchodzą: Ministerstwo Sprawiedliwości – mgr Wojciech Ułitko, zastępca dyrektora Departamentu Legislacyjnego, mgr Bolesław Cieślik, naczelnik Wydziału Tłumaczy Przysięgłych; Komisja Odpowiedzialności Zawodowej Tłumaczy Przysięgłych przy Ministrze Sprawiedliwości -dr Maciej Mitera; Państwowa Komisja Egzaminacyjna do przeprowadzania egzaminu na tłumacza przysięgłego – dr hab. Adam Szafrańs i inni):
 
§16. Definicja dokumentu
1. Dokumentem w rozumieniu niniejszego Kodeksu jest każda treść, niezależnie od zastosowanego nośnika, zapisana na papierze lub w postaci elektronicznej bądź zarejestrowana w formie dźwiękowej, wizualnej albo audiowizualnej.
2. Dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych, którym jest materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej.
3. Polski dokument urzędowy to dokument sporządzony w przepisanej formie przez powołane do tego organy administracji publicznej w zakresie ich działania oraz przez organy jednostek organizacyjnych lub podmioty w zakresie spraw poruczonych im z mocy prawa lub porozumienia.
 
§ 25. Definicja oryginału i odpisu dokumentu w formie pisemnej
1. Dokument może mieć formę oryginału, odpisu poświadczonego albo odpisu niepoświadczonego.
2. Oryginałem są dokumenty pierwotne* (np. oryginał umowy handlowej, dyplomu uczelni wyższej, zaświadczenia lekarskiego, pełnomocnictwa itp., jak i oryginał odpisu aktu notarialnego czy odpisów aktów stanu cywilnego).
3. Odpis dokumentu stanowi dokładne odwzorowanie dokumentu pierwotnego lub noszącego znamiona oryginału i może mieć formę odpisu poświadczonego przez uprawnioną osobę albo niepoświadczonego (np. kopia: kserokopia, fotokopia, skan lub jego wydruk, faks).
4. Oryginałem dokumentu elektronicznego jest wyłącznie zapis elektroniczny; wszystkie inne postacie stanowią odpis (np. wydruk)
 
§ 61. Poświadczenie zgodności tłumaczenia z oryginałem dokumentu
1. Tłumacz przysięgły poświadcza, w granicach swojej wiedzy jako tłumacza przysięgłego niebędącego specjalistą w dziedzinie oceny autentyczności dokumentów, zgodność tłumaczenia z oryginałem dokumentu w formule poświadczającej tłumaczenie, jeżeli oryginał nie budzi jego zastrzeżeń. Poświadczenie zgodności tłumaczenia z oryginałem nie jest tożsame ze stwierdzeniem autentyczności dokumentu.
2. (…)
3. W przypadku tłumaczenia sporządzanego na podstawie oryginału dokumentu źródłowego tłumacz może dołączyć do tłumaczenia kopię dokumentu źródłowego
 
* „Ze względu na kolejność źródła dzielą się na dokumenty pierwotne mające taką formę, jaką nadał twórca oraz dokumenty wtórne, dokładne odwzorowanie dokumentu pierwotnego (np. odpis, fotokopia, kserokopia)”, Wielka Encyklopedia PWN, s. 258; Dokumenty tożsamości. Jawność i Bezpieczeństo – Kamil Czaplicki, C.H. Beck 2016, s. 3
Zastanawiasz się jaka jest cena tłumaczenia przysięgłego, skąd się ona bierze, co na nią wpływa i jak obniżyć koszt usługi? Koniecznie przeczytaj nasz artykuł:
Jan Roenig

Jan Roenig

Tłumacz języka angielskiego. Miłośnik pływania, sportów siłowych i dobrych restauracji. Ulubieni autorzy: Mario Vargas Llosa, Gabriel García Márquez i Marek Hłasko.

Zostaw komentarz

O przysiegle.online

Nasza strona oferuje możliwość zlecania tłumaczeń przysięgłych bez wychodzenia z domu, przez internet. Szybko, tanio i wygodnie – tak, jak powinno być zawsze.

Ostatnie wpisy

Znajdź nas na Facebooku

ZAMÓW TERAZ!

Prześlij skan lub czytelne zdjęcie dokumentu na tlumaczenia@przysiegle.online albo skorzystaj z formularza na naszej stronie. Tanio, szybko, wygodnie – tak, jak powinno być zawsze.