Jak to jest z tym poświadczeniem na tłumaczeniu z oryginału, skanu czy z kopii? O co chodzi w tym przepisie i czy ma on jakiekolwiek znaczenie? Na te pytania znajdziesz odpowiedź w poniższym artykule.
Spis treści
Obowiązkowe poświadczenie
Tłumaczenia poświadczone, zwane potocznie przysięgłymi charakteryzują się tym, że jak sama nazwa wskazuje muszą być… poświadczone. Dlatego na ich końcu zamieszcza się specjalną klauzulę poświadczającą. Tłumacz informuje w niej, że tłumaczenie przez niego wykonane jest wierne i zgodne z treścią dokumentu przedłożonego przez Klienta do tłumaczenia. Ponadto, wskazuje na to kto wykonał tłumaczenia, gdzie i kiedy, nadaje tłumaczeniu specjalny numer oraz co dla nas najważniejsze: informuje, w jakiej formie tłumaczenie zostało mu przedstawione.
Forma dokumentu
Zgodnie z ustawą o zawodzie tłumacza przysięgłego tłumacz musi określić, „czy sporządzone je z oryginału czy odpisu„. Dlaczego ten przepis obowiązuje? Trudno powiedzieć, tłumacze równie często zadają sobie to pytanie 😉 Jest to pewien archaizm prawny – obecnie nawet notariusze dokonujący przecież poświadczeń na gruncie prawa polskiego na masową skalę nie muszą określać formy dokumentu a jedynie stosują zapis „z przedłożonym mi dokumentem”. Warto zaznaczyć, że tłumacz nie stwierdza autentyczności dokumentu, którego mu przedstawiono, a jedynie jego formę. Faktem jest, że nie jest specjalistą od kryminalistyki i często nie ma ani wiedzy, ani narzędzi by ustalić czy dokument jest prawdziwy. W przepisie tym chodzi więc o to, żeby wskazać w jaki sposób Klient okazał dokument i czym przedstawiony dokument jest (jaką ma formę).
Oryginał a odpis
Dokumenty elektroniczne
Coraz częściej pojawiają się dokumenty elektroniczne, które nie istnieją na papierze, w świecie realnym. W ich przypadku, na tłumaczeniu zaznacza się, że zostało wykonane z przedłożonego do tłumaczenia oryginału dokumentu elektronicznego. Należy zaznaczyć jednak, że nie każdy dokument elektroniczny jest oryginałem. Oryginałem będzie dokument pierwotny, posiadający wyłącznie zapis elektroniczny, wygenerowany przez system. Będzie to np. wyciąg z KRS, faktura, dokument opatrzony podpisem elektronicznym, bilet lotniczy, itd. Nie będzie nim za to dokument Word, który stworzymy, skan dokumentu czy jego zdjęcie. Dlaczego? Zgodnie z definicją prawną: dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych.
Znaczenie dla odbiorcy zagranicznego
W zdecydowanej większości przypadków tłumaczenia poświadczone ze skanu są akceptowane przez wszelkie instytucje, urzędy, sądy, uniwersytety, pracodawców i inne podmioty działające w krajach anglosaskich, krajach opierających się na porządku Common Law, a także krajach, które akceptują dokumenty anglojęzyczne. Tak więc wysyłając tłumaczenie poświadczone ze skanu do Wielkiej Brytanii, Irlandii, Norwegi, Kanady, większości stanów Stanów Zjednoczonych Ameryki, Chin, na Maltę, etc. możemy mieć pewność, że tłumaczenie zostanie uznane. Wynika to z dwóch głównych czynników. Po pierwsze na gruncie prawa Common Law bezpośrednia odpowiedzialność za posługiwanie się dokumentem spoczywa na jego posiadaczu. Dla odbiorcy nie ma większego znaczenia, czy tłumaczenie zostało wykonane ze skanu, kopii czy oryginału. Jeżeli dokument jest fałszywy lub mniej drastycznie – posiada błędne dane, odpowiedzialność za posługiwanie się tymi danymi spoczywa na osobie, która przedstawia je jako autentyczne. Dlatego też, bardzo mocno upraszczając można założyć, że skan = oryginał. Po drugie, w większości z tych krajów nie istnieje funkcja tłumacza przysięgłego, a poświadczaniem tłumaczeń zajmują się wyspecjalizowane firmy. W związku z powyższym, obowiązek zaznaczenia na tłumaczeniu w jakiej formie dokument został przedstawiony nie istnieje. Warto też zaznaczyć, że przeciwnie niż w Polsce większość krajów anglosaskich akceptuje w urzędach skany i nie wymaga przedłożenia „hard copy”, czyli wersji papierowej. Jedynym wyjątkiem od tej reguły są czasami postępowania wizowe w Australii, ale wynika to nie tyle z samego obowiązku prawnego ale z bardzo restrykcyjnego podejścia urzędników imigracyjnych, którzy ładnie mówiąc „starają się zweryfikować odpowiednią determinację osób pragnących osiedlić się na stałe w Oz”.
Znaczenie dla odbiorcy w Polsce
Z perspektywy odbiorcy indywidualnego tłumaczenia fakt jego poświadczenia z oryginału lub odpisu nie ma większego znaczenia. Może mieć jednak znaczenie dla instytucji, do której tłumaczenie jest kierowane. Chociaż większość polskich instytucji (np banki, sądy, ZUS, Urzędy Skarbowe, uczelnie, szkoły, Kościoły, urzędy miasta i inne) uznaje tłumaczenia ze skanów, rozumiejąc że tłumacz nie stwierdza autentyczności dokumentów, zdarzają się jednak przypadki niezaakceptowania tłumaczenia ze skanów przez urzędników w Urzędach Stanu Cywilnego. Dlaczego tak się dzieje? Trudno powiedzieć, gdyż nie istnieją żadne przepisy zabraniające wprost akceptacji tłumaczenia ze skanu. Chociaż urzędnicy w USC powołują się na ustawę o aktach stanu cywilnego (argumentując, iż skoro podstawą wpisu ma być dokument, a wpis dokumentu obcojęzycznego opiera się na tłumaczeniu, nie może to być tłumaczenie z kopii, a musi być – z oryginału: całość uzasadnienia poniżej) trudno nie odnieść wrażenia, że interpretacja ta zakłada jakoby tłumacz miał w procesie poświadczania stwierdzić, czy tłumaczenie jest autentyczne – co oczywiście nie jest prawdą.
Jeszcze do niedawna również Wydziały Transportu prosiły o przedkładanie tłumaczeń „z oryginału”. Jednakże w związku z brakiem podstaw prawnych, od ok. 2018 roku lokalne Wydziały Transportu akceptują tłumaczenia „ze skanu”. Proszą jednak, aby do tłumaczeń podpięto wydruk tłumaczonej faktury, dowodu rejestracyjnego, prawa jazdy, etc..
Czy wiesz, że...
Konsulaty i Ambasady RP (np. w UK) przeważnie akceptują tłumaczenia ze skanów? Tłumaczenie to jest wysyłane w następnej kolejności do lokalnego USC w Polsce.
Ciężar dowodu
Ciężar odpowiedzialności stwierdzenia, czy osoba posługuje się autentycznym dokumentem nie spoczywa na tłumaczu, ale na instytucji, która jest odbiorcą oryginalnego dokumentu – tj. urzędu lub w przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa fałszerstwa na organach ścigania. Jeżeli urząd, posiadający aktualne wzory dokumentów obcojęzycznych nie ma możliwości stwierdzenia czy dokument jest autentyczny, jak taką możliwość mógłby mieć tłumacz? Warto zaznaczyć, że na tłumaczeniu przysięgłym znajdują się wszystkie elementy dokumentu. Ponadto, praktyka wykonywania tłumaczeń bardzo jasno pokazuje, że fakt przyjęcia lub odrzucenia tłumaczenia ze skanu zależy wyłącznie od uznaniowości urzędnika lub danego USC – wiele urzędów i urzędników akceptuje tłumaczenia ze skanu bez żadnych zastrzeżeń. Warto zauważyć, że w przypadku tłumaczenia aktów stanu cywilnego ze skanu do tłumaczenia dołączany (na zagiętym rogu) jest wydruk dokumentu, z którego tłumaczenie zostało wykonane, co jednoznacznie pozwala określić czy przedkładany w urzędzie oryginał jest tożsamy z idącym w ślad za nim tłumaczeniem ze skanu/kopii.
Uzasadnienie Zastępcy Kierownika USC w Łodzi dot. akceptowania tłumaczeń jedynie ze skanu. Źródło: grupa „Tłumaczenia” na Facebook.com; https://www.facebook.com/groups/tlumacze
Czy wiesz, że...
Tłumacze przysięgli z innych krajów nie mają obowiązku informowania na tłumaczeniu, że zostało wykonane "z oryginału". Mimo to, zgodnie z Art. 31.1 Ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego takie tłumaczenie zostanie przyjęte.
Tłumacze z innych krajów i... brak problemu?
Absurd błędnej interpretacji przepisu dopełnia przykład akceptowania tłumaczeń wykonanych przez tłumaczy z innych krajów, którzy wykonują zawód regulowany. Zgodnie z zgodnie z Art. 31.1 Ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego dokumenty przedkłada się z urzędowym tłumaczeniem wykonanym przez polskiego tłumacza przysięgłego, lub tłumacza przysięgłego z innych krajów UE. Tłumacze z innych państw nie posiadają obowiązku stwierdzać, w jakiej formie przedłożono dokument do tłumaczenia. Okazuje się jednak, że takie tłumaczenia muszą być przyjęte przez USC i w rzeczywistości są przyjmowane (!!!) gdy np. grecki tłumacz przysięgły w klauzuli poświadczającej wpisze, że tłumaczenie jest wierne i nie określi formy w jakiej zostało przedstawiony mu dokument. Dzieje się tak dlatego, że w polskim prawodawstwie nie istnieje żaden przepis, nakazujący wprost przyjmowanie tłumaczenia „z oryginału” lub zabraniający przyjęcie tłumaczenia „ze skanu”.
Niemniej zdajemy sobie sprawę, że przepychanki prawne i niejasne definicje nie muszą być przedmiotem zainteresowania Klienta.
Dlatego w przypadku tłumaczenia metryk (akty urodzenia, małżeństwa, zgonu, etc) na potrzeby USC/ambasady zawsze prosimy aby w pierwszej kolejności Klienci dowiedzieli się, czy instytucja do której tłumaczenie jest kierowane akceptuje tłumaczenia ze skanu.
Podstawy prawne
Na wszystkich poświadczonych tłumaczeniach oraz poświadczonych odpisach pism, które wydaje tłumacz przysięgły, wymienia się pozycję, pod którą tłumaczenie lub odpis są odnotowane w repertorium. Na sporządzonych tłumaczeniach i odpisach pism należy stwierdzić, czy sporządzono je z oryginału, czy też z tłumaczenia lub odpisu, oraz czy tłumaczenie lub odpis jest poświadczony i przez kogo.
