Urzędnik patrzy na zagraniczny akt małżeństwa i mówi: „Ja to nazwisko odczytuję”. Klient zna świadka i również wie, jak ta osoba się nazywa. Tymczasem na tłumaczeniu przysięgłym obok imienia pojawia się adnotacja: [nieczytelne].
Kto ma rację?
Czasami… wszyscy.
Urzędnik, klient i tłumacz przysięgły pełnią jednak zupełnie inne role. Klient może znać właściwe nazwisko. Urzędnik może uznać, że potrafi odczytać wpis. Tłumacz musi natomiast odpowiedzieć na inne pytanie: czy treść dokumentu źródłowego jest na tyle jednoznaczna, żeby mógł poświadczyć konkretne brzmienie nazwiska własnym podpisem i pieczęcią?
Jeżeli odpowiedź brzmi „nie”, tłumacz nie może zgadywać. Nawet wtedy, gdy jedna z możliwych wersji wydaje się bardzo prawdopodobna.
W tym artykule wyjaśniamy, dlaczego na tłumaczeniach pojawiają się oznaczenia takie jak [nieczytelne] lub [podpis nieczytelny], czym różni się rola tłumacza od roli urzędu stanu cywilnego oraz co można zrobić, gdy niewyraźny wpis jest potrzebny do transkrypcji zagranicznego aktu.
Spis treści
TL;DR: co trzeba wiedzieć o nieczytelnych wpisach?
Najważniejsze zasady są następujące:
- Tłumacz przysięgły powinien przetłumaczyć wszystko, co da się jednoznacznie odczytać, a nieczytelne fragmenty odpowiednio oznaczyć.
- Nie może uzupełnić nazwiska na podstawie domysłu, wiadomości od klienta ani wiedzy o tym, jak dana osoba rzeczywiście się nazywa.
- Adnotacja [nieczytelne] nie jest pominięciem treści. Jest informacją o stanie dokumentu źródłowego.
- W postępowaniu transkrypcyjnym podstawowym dokumentem jest zagraniczny akt stanu cywilnego. Tłumaczenie zapewnia urzędowi dostęp do jego treści w języku polskim.
- USC może samodzielnie ocenić wpis widoczny na oryginale i – w razie potrzeby – przeprowadzić postępowanie wyjaśniające.
- Wyjaśnienia lub oświadczenia strony mogą być elementem materiału dowodowego, ale nie powinny służyć do wpisania treści sprzecznej z dokumentem źródłowym albo w ogóle w nim niewystępującej.
Czy wiesz że...
Marcelo Bielsa w Leeds używał tłumacza, który „tylko tłumaczem” nie był: Andrés Clavijo opisywał, że przekładał wszystko — od spotkań grupowych i indywidualnych po halftime — a równocześnie był analitykiem i kierowcą.
Urzędnik odczytał, a tłumacz nie. Czy to oznacza błąd?
Niekoniecznie.
W analizowanym przez nas przypadku zagraniczny akt małżeństwa zawierał odręczne dane świadków. Imiona były możliwe do odczytania, dlatego znalazły się w tłumaczeniu. Następujące po nich nazwiska nie były jednak na tyle jednoznaczne, aby tłumacz mógł z pełnym przekonaniem poświadczyć ich konkretne brzmienie.
W tłumaczeniu zachowano więc część czytelną, a przy nazwiskach zamieszczono adnotację [nieczytelne]. Dodano również przypis wyjaśniający, że przy interpretacji tych fragmentów należy posiłkować się dokumentem źródłowym oraz że tłumacz nie może przyjmować od stron oświadczeń dotyczących treści niejednoznacznych wpisów.
To istotne rozróżnienie. Tłumacz nie stwierdził, że w dokumencie nie ma nazwiska. Stwierdził jedynie, że nie jest w stanie ustalić jego pisowni z pewnością wymaganą przy tłumaczeniu poświadczonym.
Można powiedzieć, że odręczne pismo bywa jak lekarska recepta. Czasem autor doskonale wie, co napisał. Czasem farmaceuta również. Ale osoba, która ma oficjalnie poświadczyć konkretną literę, nie może opierać się na nadziei, że charakterystyczny zawijas oznacza akurat „k”, a nie „l”.
Co dokładnie oznacza adnotacja „[nieczytelne]”?
Adnotacja [nieczytelne] oznacza, że tłumacz dostrzega dany fragment dokumentu, ale nie może jednoznacznie ustalić jego treści.
Nie oznacza to:
- że tłumacz przeoczył wpis,
- że nie chciało mu się go odczytać,
- że uznał go za nieistotny,
- ani że dokument jest nieważny.
Kodeks zawodowy tłumacza przysięgłego wskazuje, że tłumaczenie powinno obejmować wszystkie czytelne znaki dokumentu, dostrzegalne gołym okiem albo przy użyciu szkła powiększającego. Elementy nieczytelne powinny natomiast zostać opisane.
Ocena, czy fragment jest czytelny, częściowo nieczytelny czy całkowicie nieczytelny, należy do tłumacza. Jeżeli nieczytelność zostanie stwierdzona, tłumacz powinien poinformować o tym w adnotacji. Jednocześnie tekst, który można odczytać po powiększeniu skanu na ekranie, należy traktować jako czytelny.
Dlaczego tłumacz przysięgły nie może zgadywać?
Tłumacz przysięgły ponosi osobistą odpowiedzialność za treść poświadczonego tłumaczenia. Zgodnie z art. 14 ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego ma obowiązek wykonywać swoje zadania ze szczególną starannością i bezstronnością, zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów prawa.
Szczególna staranność nie oznacza: „wybierz wersję, która wygląda najbardziej prawdopodobnie”.
Oznacza raczej:
wpisz tylko to, co możesz zawodowo obronić na podstawie dokumentu.
Jeżeli odręczny zapis może oznaczać dwa podobne nazwiska, tłumacz nie powinien wybierać jednego z nich tylko dlatego, że:
- klient wskazał konkretną wersję,
- takie nazwisko istnieje w Internecie,
- osoba o takim nazwisku była obecna podczas zdarzenia,
- urzędnik twierdzi, że odczytuje właśnie tę wersję,
- określony zapis „wydaje się logiczny”.
Problemem nie jest tutaj brak zaufania do klienta. Klient może mieć całkowitą rację. Problem polega na tym, że tłumacz poświadcza treść dokumentu, a nie wiedzę klienta na temat osób wymienionych w dokumencie.
Pewność prywatna i pewność zawodowa to dwie różne rzeczy. Mogę być niemal pewien, że jutro rano znajdę w kuchni kubek po kawie. Nie oznacza to jeszcze, że powinienem potwierdzić ten fakt okrągłą pieczęcią.
Czy tłumacz może przyjąć oświadczenie klienta?
Tłumacz może oczywiście poprosić klienta o materiały pomocnicze. Może porównać nazwisko z innym dokumentem, sprawdzić wcześniejszy czytelny wpis albo poprosić o lepszy skan.
Nie może jednak zastąpić nieczytelnego fragmentu dokumentu oświadczeniem w rodzaju:
„Potwierdzam, że w tym miejscu wpisano nazwisko Kowalska”.
Tłumacz nie jest organem prowadzącym postępowanie dowodowe. Nie odbiera od stron oświadczeń pod rygorem odpowiedzialności za fałszywe zeznania i nie rozstrzyga, który dowód jest bardziej wiarygodny.
Jeżeli inne materiały pozwalają jedynie ustalić, jak dana osoba naprawdę się nazywa, ale nie pozwalają pewnie stwierdzić, co zapisano w konkretnym miejscu dokumentu, nie rozwiązują problemu translatorskiego.
Tłumaczenie nie odpowiada bowiem na pytanie:
Jak nazywał się świadek?
Odpowiada na pytanie:
Co można odczytać w rubryce przeznaczonej na dane świadka?
Różnica jest niewielka tylko na pierwszy rzut oka. W tłumaczeniu poświadczonym potrafi być decydująca.
Odpowiadamy na jeszcze więcej pytań
W tym artykule odpowiadamy na jedno zasadnicze pytanie dotyczące wpisu „[nieczytelne]” na tłumaczenia. Ale pytań jest znacznie więcej: Ile kosztuje tłumaczenie przysięgłe? Czy wystarczy skan? Kiedy potrzebne jest apostille i czy urząd przyjmie dokument elektroniczny? Zebraliśmy 350 pytań, które naprawdę zadają Klienci, i odpowiedzieliśmy na nie na podstawie codziennej praktyki naszego biura.
Podpis, nazwisko i dopisek – nie wszystko jest tym samym
W dokumentach zagranicznych dane osobowe mogą występować w kilku postaciach:
- jako tekst maszynowy,
- jako czytelny wpis odręczny,
- jako nazwisko zapisane obok podpisu,
- jako sam podpis,
- jako parafa,
- jako faksymile podpisu.
Nie każdy odręczny napis jest podpisem. Czasami osoba najpierw wpisuje czytelnie swoje imię i nazwisko, a dopiero obok składa właściwy podpis. Innym razem cały wpis stanowi podpis, którego kształt jedynie przypomina nazwisko.
Kodeks zawodowy przewiduje szczególną zasadę dotyczącą podpisów. Nieczytelny podpis powinien zostać oznaczony symbolem „/-/” i adnotacją [podpis nieczytelny]. Jeżeli natomiast obok podpisu znajduje się odręcznie wpisane imię lub nazwisko, czytelność tego zapisu należy oceniać osobno.
Dlatego możliwy jest zapis:
/-/ Jan Kowalski
jeżeli nazwisko jest czytelne, nawet gdy sam podpis ma postać fantazyjnego zygzaka.
Możliwy jest również zapis:
/-/ Jan [nieczytelne]
jeżeli imię można odczytać, ale następującego po nim nazwiska już nie.
Najmniej poprawnym rozwiązaniem byłoby natomiast przepisanie pełnego nazwiska tylko dlatego, że ktoś zna tożsamość podpisującej osoby.
Czy wiesz że...
Tłumacz nie powinien od razu uznawać niewyraźnego wpisu za nieczytelny. Najpierw należy spróbować odczytać go po powiększeniu obrazu, porównaniu charakteru pisma i analizie dokumentu jako całości. Nie oznacza to jednak, że wolno „dorysować sobie” brakującą literę. Lupa pomaga zobaczyć więcej. Nie służy do wróżenia.
Co naprawdę podlega transkrypcji w USC?
To jeden z najważniejszych elementów całego zagadnienia.
Zgodnie z art. 104 ust. 1 Prawa o aktach stanu cywilnego do polskiego rejestru może zostać przeniesiony zagraniczny dokument stanu cywilnego. Ustęp 2 tego przepisu wskazuje, że transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu jego treści, zarówno językowo, jak i formalnie, bez ingerowania w pisownię imion i nazwisk.
Przedmiotem transkrypcji nie jest więc tłumaczenie.
Tłumaczenie jest urzędową warstwą językową, dzięki której polski organ może zrozumieć dokument sporządzony w języku obcym. Ustawa wymaga, aby dokument obcojęzyczny został przedłożony z urzędowym tłumaczeniem wykonanym przez uprawnionego tłumacza, ale to nadal zagraniczny akt stanowi dokument przenoszony do rejestru.
Można to porównać do mapy i terenu. Tłumaczenie jest mapą: pozwala sprawnie poruszać się po treści dokumentu. Nie zastępuje jednak samego terenu.
Taką funkcję tłumaczenia potwierdza również analiza prawna przygotowana w odniesieniu do postępowań transkrypcyjnych: przedmiotem transkrypcji pozostaje zagraniczny akt, a tłumaczenie dostarcza organowi językowego klucza do jego treści.
Czy urzędnik może samodzielnie odczytać wpis?
Tak. Urzędnik USC może dokonać własnej oceny dokumentu źródłowego.
Jeżeli kierownik USC ma przed sobą oryginał zagranicznego aktu i jest w stanie jednoznacznie odczytać wpisane na nim nazwisko, nie musi udawać, że go nie widzi tylko dlatego, że tłumacz ostrożniej ocenił czytelność skanu albo odręcznego zapisu.
Nie oznacza to, że tłumaczenie jest błędne.
Oznacza to, że:
- tłumacz odpowiada za to, co mógł pewnie odczytać z materiału przedstawionego do tłumaczenia,
- organ odpowiada za przeprowadzenie transkrypcji i ocenę dokumentów przedłożonych w postępowaniu.
Dwie osoby mogą różnie ocenić czytelność charakteru pisma. Sama różnica oceny nie jest jeszcze dowodem nierzetelności którejkolwiek z nich.
Jeżeli przedstawione dowody są niewystarczające, art. 22 Prawa o aktach stanu cywilnego nakazuje ustalić stan faktyczny w postępowaniu wyjaśniającym.
Organ powinien wtedy zebrać i rozpatrzyć cały dostępny materiał, a następnie ocenić, czy dana okoliczność została udowodniona. Wynika to również z art. 77 § 1 i art. 80 Kodeksu postępowania administracyjnego.
W praktyce USC może między innymi:
- obejrzeć oryginał dokumentu w odpowiednim powiększeniu,
- porównać charakter pisma z innymi wpisami,
- zwrócić się o dodatkowy dokument,
- przyjąć wyjaśnienia strony,
- dopuścić inne zgodne z prawem dowody,
- poprosić o nowy lub czytelniejszy odpis wydany przez zagraniczny organ.
Kodeks postępowania administracyjnego pozwala dopuścić jako dowód wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy i nie jest sprzeczne z prawem. W określonych warunkach organ może również, na wniosek strony, odebrać od niej oświadczenie pod rygorem odpowiedzialności za fałszywe zeznania.
Takie oświadczenie nie powinno jednak służyć do dowolnego tworzenia treści aktu. Może pomóc organowi ustalić, jak należy odczytać dokument, lecz końcowy wpis nadal musi odpowiadać treści zagranicznego dokumentu podlegającego transkrypcji.
To pokazuje typową dla futbolu hybrydowość. W klubie tłumacz często nie kończy pracy po konferencji. Może pomagać w komunikacji między trenerem a sztabem, zawodnikiem a lekarzem, klubem a rodziną piłkarza, działem medialnym a nowym nabytkiem. Bywa osobą od przeprowadzki, pierwszych dni w mieście, dokumentów, wizyt u lekarza, szkoły dla dzieci, zakupów, formalności i tych wszystkich drobiazgów, których nie widać na skrótach meczów, ale które decydują o tym, czy zawodnik naprawdę czuje się w klubie bezpiecznie.
Co robi tłumacz piłkarski poza konferencjami? Często wszystko to, czego nie da się łatwo wpisać w jedną rubrykę. Pomaga ludziom funkcjonować w nowym środowisku. A to w sporcie zawodowym bywa równie ważne jak przygotowanie fizyczne. Piłkarz może mieć świetną lewą nogę, ale jeśli nie rozumie trenera, regulaminu, zaleceń fizjoterapeuty i oczekiwań mediów, szybko zaczyna grać nie tylko przeciw rywalowi, ale też przeciw własnej dezorientacji.
Dlaczego dane świadków są ważne?
Skrupulatność urzędnika w zakresie danych świadków nie bierze się znikąd.
Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 Prawa o aktach stanu cywilnego polski akt małżeństwa zawiera nazwiska i imiona świadków.
Jeżeli zagraniczny dokument zawiera te dane w formie odręcznej, ale są one trudne do odczytania, urząd może potrzebować ich prawidłowego ustalenia przed zakończeniem sprawy.
Nie oznacza to jednak, że obowiązek ustalenia danych można przenieść na tłumacza.
Tłumacz ma oddać treść dokumentu tak wiernie, jak pozwala na to jego czytelność. USC ma natomiast kompetencje do prowadzenia postępowania, odbierania wyjaśnień, oceny dowodów i podejmowania rozstrzygnięć.
Żądanie, aby tłumacz wpisał nazwisko wskazane przez klienta lub pracownika urzędu, prowadziłoby do pomieszania tych ról. Tłumacz stałby się jednocześnie świadkiem, urzędnikiem i grafologiem. A to już trochę za dużo funkcji jak na jedną okrągłą pieczęć.
Thierry Henry podczas swojej pierwszej konferencji w Monaco miał tak płynnie mówić po angielsku, że na moment zapomniał o tłumaczu. Dla zwykłego człowieka to drobiazg. Dla internetu – prezent. Bo internet uwielbia momenty, w których profesjonalny rytuał nagle odsłania ludzką stronę.
Jürgen Klopp z kolei potrafił rozbroić napiętą konferencję komentarzem o głosie tłumacza słyszanym w słuchawce. Klopp ma ten rodzaj scenicznej energii, przy której nawet test mikrofonu może stać się anegdotą. Tłumacz w takiej sytuacji nagle przestaje być niewidzialny. Przez sekundę jest częścią spektaklu.
Bywają też historie bardziej ekstremalne. BBC opisywało przypadek interpretera, który asystował przy porodzie żony piłkarza Shunsuke Nakamury, ponieważ rodzina nie znała angielskiego. Trudno o lepszy przykład rubryki „inne zadania zlecone przez przełożonego”. Tego nie ma w typowym opisie stanowiska, ale życie, zwłaszcza piłkarskie, lubi dopisywać własne akapity.
Jest też historia tłumacza Marca Jossa, który musiał w pierwszej osobie przełożyć ostrą wypowiedź trenera Lusitanos skierowaną do Slavena Bilicia. To jedna z tych sytuacji, w których tłumacz pożycza komuś nie tylko język, ale i twarz. Musi powiedzieć „ja uważam”, choć sam nie uważa. Musi oddać konflikt, choć nie jest jego stroną. Tłumacz nie zawsze jest przezroczystą szybą. Czasem staje się ekranem, na którym wyświetlają się cudze emocje.
Co zrobić, gdy USC kwestionuje adnotację „[nieczytelne]”?
Język migowy, audiodeskrypcja i nowa definicja dostępności
Przede wszystkim nie należy od razu zakładać, że konieczna jest „korekta” tłumaczenia.
1. Przedstaw oryginał dokumentu
Jeżeli tłumaczenie wykonano ze skanu lub kopii, a urząd dysponuje oryginałem, warto poprosić o bezpośrednie porównanie dokumentów.
Oryginał może być bardziej czytelny ze względu na:
- wyraźniejszy atrament,
- brak kompresji obrazu,
- możliwość obejrzenia wpisu pod innym kątem,
- brak refleksów i zniekształceń powstałych podczas fotografowania.
2. Wyjaśnij znaczenie adnotacji
Adnotacja [nieczytelne] nie oznacza, że nazwiska na pewno nie da się ustalić. Oznacza, że tłumacz nie mógł go poświadczyć na podstawie materiału, którym dysponował, albo że zapis nie był dla niego wystarczająco jednoznaczny.
3. Złóż pisemne wyjaśnienie
Można wskazać urzędowi prawidłowe dane oraz wyjaśnić, skąd strona je zna. Dobrze dołączyć dokumenty potwierdzające daną wersję, szczególnie gdy zostały wydane przez właściwy zagraniczny organ.
4. Postaraj się o nowy odpis
Najbezpieczniejszym rozwiązaniem może być uzyskanie nowego odpisu aktu, zaświadczenia albo pisemnego potwierdzenia danych od organu, który sporządził dokument.
Jeżeli nazwisko zostanie w takim dokumencie zapisane drukiem, cała zagadka grafologiczna znika szybciej niż urzędowa kolejka pięć minut przed zamknięciem okienka.
5. Poproś o konkretne stanowisko urzędu
Warto ustalić, czy USC:
- samodzielnie odczytuje nazwisko,
- uważa, że nazwisko jest całkowicie nieczytelne,
- oczekuje dodatkowego dowodu,
- czy żąda zmiany tłumaczenia.
Jeżeli organ odmawia dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego, odmowa powinna nastąpić w formie decyzji administracyjnej.
Czy adnotacja „[nieczytelne]” jest błędem tłumaczenia?
Nie, jeżeli dany fragment rzeczywiście nie był możliwy do jednoznacznego odczytania.
Błędem mogłoby być natomiast:
- pominięcie widocznego wpisu bez żadnego oznaczenia,
- przepisanie nieczytelnego nazwiska jako pewnego,
- uzupełnienie treści na podstawie informacji klienta,
- zmiana pisowni, aby pasowała do innego dokumentu,
- oznaczenie całego wpisu jako nieczytelnego, mimo że część była możliwa do odczytania.
Prawidłowe tłumaczenie powinno rozdzielać to, co pewne, od tego, co niepewne. Jeżeli czytelne jest imię, ale nie nazwisko, należy zachować imię i oznaczyć tylko nieczytelną część.
Najczęściej zadawane pytania
Czy klient może przesłać tłumaczowi prawidłowe nazwisko e-mailem?
Może przekazać taką informację jako materiał pomocniczy. Sama wiadomość klienta nie daje jednak podstawy do wpisania nazwiska jako treści dokumentu, jeżeli nie można go jednoznacznie odczytać z dokumentu źródłowego.
Czy tłumacz może poprawić wpis, jeżeli klient zna świadka osobiście?
Nie chodzi o to, czy klient zna właściwe nazwisko. Tłumacz musi ustalić, co zapisano w dokumencie. Wiedza o rzeczywistej tożsamości osoby nie zawsze pozwala potwierdzić treść niewyraźnego wpisu.
Czy urzędnik może odczytać nazwisko inaczej niż tłumacz?
Tak. Organ może dokonać własnej oceny oryginału dokumentu. Odmienna ocena czytelności nie oznacza automatycznie, że tłumaczenie wykonano błędnie.
Czy USC może przyjąć oświadczenie strony?
W ramach postępowania wyjaśniającego organ może przyjmować wyjaśnienia i dopuszczać odpowiednie dowody. W warunkach określonych w art. 75 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego może również odebrać od strony oświadczenie pod rygorem odpowiedzialności za fałszywe zeznania. Oświadczenie nie powinno jednak prowadzić do wpisania treści sprzecznej z zagranicznym dokumentem.
Czy tłumaczenie z adnotacją „[nieczytelne]” jest ważne?
Tak. Sama obecność takiej adnotacji nie pozbawia tłumaczenia mocy ani nie świadczy o jego wadliwości. Adnotacja informuje odbiorcę o stanie lub czytelności dokumentu źródłowego.
Czy lepszy skan zawsze rozwiąże problem?
Nie zawsze. Jeżeli problem wynika z jakości zdjęcia, lepszy skan może pomóc. Jeżeli jednak sam oryginalny wpis jest niewyraźny, nawet skaner godny laboratorium kryminalistycznego może nie dokonać cudu.
Nieczytelne nie znaczy pominięte
Adnotacja [nieczytelne] potrafi budzić niepokój, szczególnie gdy dokument ma zostać przedstawiony w USC, sądzie albo innej instytucji. W rzeczywistości jest jednak przejawem ostrożności i odpowiedzialności zawodowej.
Tłumacz przysięgły nie powinien tworzyć najbardziej prawdopodobnej wersji dokumentu. Powinien wiernie przedstawić wersję, którą rzeczywiście otrzymał.
Jeżeli wpis można odczytać – należy go przetłumaczyć. Jeżeli można odczytać tylko część – należy zachować część czytelną. Jeżeli konkretne brzmienie pozostaje niepewne – należy tę niepewność uczciwie oznaczyć.
W postępowaniu przed USC to zagraniczny dokument stanowi przedmiot transkrypcji. Urząd może obejrzeć oryginał, porównać dokumenty, przyjąć wyjaśnienia i przeprowadzić postępowanie wyjaśniające. Tłumacz takich kompetencji nie ma – i całe szczęście.
Dobry tłumacz nie jest bowiem osobą, która zawsze potrafi coś odczytać.
Czasami jest osobą, która wie, kiedy nie wolno jej udawać, że odczytała.
Potrzebujesz tłumaczenia zagranicznego aktu stanu cywilnego?
Prześlij nam czytelne skany lub zdjęcia wszystkich stron dokumentu. Przed przygotowaniem wyceny sprawdzimy jego objętość, jakość oraz widoczność wpisów odręcznych.
Jeżeli część dokumentu jest niewyraźna, najlepiej poinformować nas o tym od razu i – w miarę możliwości – przesłać także dodatkowe zdjęcie problematycznego fragmentu. Im lepszy materiał źródłowy, tym mniejsze ryzyko, że nazwisko będzie wymagało analizy godnej filmu kryminalnego.
