W obecnych czasach wiele firm działa międzynarodowo. Rynek gospodarczy nie ma żadnych granic. W związku z tym może zajść konieczność otworzenia oddziału firmy spoza Polski, w naszym kraju. Jak to zrobić? Czy sama rejestracja zagranicznej firmy w Polsce jest naprawdę taka uciążliwa? Na te pytania postaramy się odpowiedzieć w naszym artykule.
Spis treści
Jak otworzyć oddział firmy zagranicznej w Polsce?
Kiedy prowadzi się firmę zagraniczną i rozszerza się jej działanie na inne rynki, może być potrzebne otworzenie oddziału firmy na terytorium Polski. Na początek warto wiedzieć jednak jaka jest różnica między oddziałem firmy, a jej przedstawicielstwem.
Jeśli przedsiębiorca zagraniczny zdecyduje się na prowadzenie na terenie Polski tylko takiej działalności gospodarczej, która obejmuje obszar jego przedmiotu działalności, wystarczy otworzenie oddziału krajowego. Innymi słowy, oddział ten będzie prowadził dokładnie takie same działania jak główna siedziba firmy za granicą. Warto tu wspomnieć, że nie ma konieczności zgromadzenia kapitału zakładowego, ale konieczne jest zarejestrowanie oddziału w Krajowym Rejestrze Sądowym. Obok nazwy firmy umieścić należy dopisek „odział w Polsce”. Warto też wiedzieć, że oddział musi prowadzić rachunkowość w języku polskim, może być więc dobrym pomysłem skorzystanie z biura rachunkowego, które dopilnuje wszelkich formalności.
Przedstawicielstwo zagranicznego oddziału firmy
Drugą opcją jest utworzenie przedstawicielstwa. Czym różni się taka forma? W tym wypadku, podmiot działający w Polsce będzie mógł prowadzić tylko taką działalność, która obejmuje reklamę i promocję zagranicznej firmy. Oznacza to, że przedstawicielstwo nie będzie uprawnione do podejmowania takich kroków prawnych jakie spółka matka czy oddział. Dodatkową formalnością w tym wypadku jest zgłoszenie podmiotu do rejestru przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych. Przedstawicielstwo zakłada się na dwa lata – można przedłużyć je potem o kolejne dwa.
Jeśli więc firma ma bardziej dalekosiężne plany odnośnie działania na danym rynku, niż tylko marketing, zdecydowanie lepszą opcją będzie założenie oddziału działającego na terytorium Polski.Jak jednak na razie wygląda to w praktyce?
Rejestracja oddziału zagranicznej firmy w Polsce
Jak formalnie założyć oddział firmy zagranicznej w Polsce? Przede wszystkim zweryfikować należy akt założycielski podmiotu. Powinien on uwzględniać możliwość prowadzenia przez firmę zagranicznych siedzib. Jeśli akt uwzględnia taką opcję, organy podmiotu będą musiały podjąć uchwałę, która określi nazwę oddziału, jego siedzibę, zakreśli dokładny przedmiot działalności i wskaże osobę, która upoważniona jest do reprezentacji przedsiębiorstwa. Uchwałę tę dołączyć należy do wniosku o rejestrację oddziału. Ponadto, wśród załączników powinny się także znaleźć: odpis z rejestru przedsiębiorców i odpis aktu założycielskiego, dowód uiszczenia opłaty sądowej, a także wzór podpisu osoby, którą wyznaczono na reprezentanta firmy w Polsce.
Rejestracja zagranicznej firmy a notariusz
Warto w tym miejscu wspomnieć, że do złożenia wniosku będzie nam potrzebny zarówno notariusz, który musi poświadczyć część dokumentów, jak i tłumacz przysięgły. Niektóre z aktów mogą bowiem wymagać tłumaczenia przysięgłego. Co istotne, nie wystarczy tłumaczenie zwykłe, nie ma ono bowiem żadnej mocy prawnej i choćby było niezwykle dokładne, organ administracji publicznej z niego nie skorzysta.
Nie jest to koniec formalności, odział musi też uzyskać numer NIP we właściwym Urzędzie Skarbowym a także konieczna jest rejestracja zagranicznego przedsiębiorcy do VAT.
Zagraniczna darowizna i spadek
Skoro jesteśmy już w temacie zagranicy, zachęcamy do zapoznania się z naszym artykułem o zagranicznych darowiznach i spadkach. Nie możemy zagwarantować, że czytając o tym magicznym sposobem przyciągniecie spadek po „bogatym wujku z Ameryki”, ale zapewniamy, że lektura jest ciekawa 😉
Rejestracja zagranicznego przedsiębiorcy do VAT
Kiedy zagraniczny przedsiębiorca musi zarejestrować się do VAT? Wtedy gdy na przykład podmiot ustanowił w Polsce stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej lub gdy takiego miejsca nie ustanowiono, ale przedsiębiorca dokonuje na terytorium naszego kraju dostaw towarów czy świadczy usługi, które wymagają rozliczenia podatku VAT na terytorium Polski. Co więcej, jest też opcja dobrowolnej rejestracji do VAT, na przykład, gdy dany podmiot nabywa w Polsce towary i także w Polsce je sprzedaje, albo też, gdy przedsiębiorca zagraniczny eksportuje towary z Polski do innego kraju. Takie rozwiązanie może być korzystne z ekonomicznego punktu widzenia, ponieważ pozwala na uzyskanie zwrotu polskiego podatku VAT na zasadach obowiązujących krajowe firmy.
Niezależnie od motywu rejestracji podmiotu do VAT, dopełnić trzeba konkretnych formalności i złożyć odpowiednie dokumenty.
Tłumacz przysięgły a rejestracja zagranicznej firmy w Polsce
Przypominamy, że nasze urzędy potrzebują dokumentów w języku Polskim, tak więc chcąc nie chcąc, jesteśmy skazani na wykonanie tłumaczenia przedkładanych dokumentów u tłumacza przysięgłego. Dokumenty takie jak VAT-5UE, dokumenty z brytyjskiego Companies House, zaświadczenia z rejestru spółek z Holandii, Estonii, Szwecji, Norwegii, Hong Kongu i innych popularnych krajów można zamówić m.in. u tłumacza przysięgłego we Wrocławiu oraz biurze tłumaczeń w Gdańsku. Oba biura stanowią nasze lokalne oddziały firmy PRZYSIEGLE.ONLINE.
Umowa zagranicznej spółki
Przede wszystkim, do wniosku załączyć należy kopię umowy spółki w oryginale i przetłumaczoną przez tłumacza przysięgłego, kopię wyciągu z rejestru przedsiębiorców w kraju rejestracji (również oryginał i tłumaczenia przysięgłe), umowę z biurem rachunkowym, dowód uiszczenia opłaty skarbowej. formularze – VAT-R oraz NIP-2, odpowiednie pełnomocnictwa, opis działalności spółki w Polsce, który tłumaczy po co dokonywana jest rejestracja do VAT, a także oryginał umowy lub zaświadczenia banku o otwarciu rachunku bankowego (musi być to bank w Polsce), jak również kopię zaświadczenia, które wydane jest przez władze podatkowe kraju, w którym prowadzona jest działalność. Również w tym wypadku potrzebne będzie tłumaczenie przysięgłe.
Jeśli do VAT zgłaszamy zarejestrowany oddział firmy zagranicznej w Polsce, wśród załączników znaleźć się też powinny: adres (polski) osoby, która została wskazana do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego na terenie naszego kraju. W przypadku przedstawicielstwa, dołącza się zaświadczenie tegoż odnośnie wzajemności działania. Warto zadbać o wszelkie formalności, aby maksymalnie skrócić czas rejestracji.