Uwierzytelnienie kopii dokumentu wciąż bywa niejasnym terminem. Wiele osób zastanawia się, czy kopia wierzytelna, kopia notarialna, odpis poświadczony, kopia poświadczona, kopia notarialna to na pewno to samo pojęcie. Równie dużo osób szuka informacji, gdzie można wykonać poświadczenie dokumentu. W tym wpisie wyjaśniamy, czym są kopie poświadczone, do czego służą i kto takie poświadczenie może wykonać.
Spis treści
Czym jest uwierzytelnienie kopii?
Uwierzytelnienie kopii dokumentu polega na potwierdzeniu zgodności tej kopii z oryginałem, tzn. potwierdzeniu, iż oba te dokumenty są takiej samej treści. Instytucje oraz osoby, które mogą dokonywać uwierzytelnionych kopii są wskazane przez ustawy, a także wewnętrzne regulacje poszczególnych placówek, np. ubezpieczycieli czy banków.
Upadłość konsumencka w Anglii
W ostatnim czasie nasze biuro tłumacz przysięgły Wrocław otrzymuje wiele zapytań o tłumaczenie dokumentów związanych z ogłoszeniem upadłości za granicą. Wiele osób myśli, że bankructwo, a mówiąc ściślej upadłość konsumencka w Anglii, chroni przed długami zaciągniętymi w Polsce. Jeżeli temat jest Ci bliski, to zapraszamy do artykułu.
Za zgodność z oryginałem
Dokument zawierający zapis lub pieczątkę „zgodny z oryginałem” może być używany w obrocie, zamiennie z oryginałem. Z pojęciem uwierzytelnienia wiąże się również: wypis, odpis i wyciąg. Wypis jest dosłownym powtórzeniem oryginału, lecz nie zawiera poprawek na nim dokonanych. Odpis odzwierciedla treść oryginału, a wyciąg jest jedynie fragmentem dokumentu.
Czy wiesz, że...
Tłumacze w klauzuli poświadczającej nie stwierdzają autentyczności dokumentu, który tłumaczą? Poświadczają jedynie zgodność tłumaczenia z treścią oraz formę, w jakiej dokument przedstawiono do tłumaczenia.
Kto uwierzytelnia kopię
Poświadczać zgodność kopii z oryginałem mogą głównie: radcowie prawni oraz adwokaci (w ramach udzielonego im przez strony pełnomocnictwa), tłumacze przysięgli, notariusze, a także osoby, które dane dokumenty sporządziły. W sytuacji, gdy musimy wykonać kopię wierzytelną, powinniśmy w pierwszej kolejności udać się do kancelarii notarialnej, bowiem to właśnie notariusz, na podstawie art. 96 pkt 2) ustawy z dnia 14 lutego 1991 roku Prawo o notariacie, dokonuje tego typu czynności. Będzie to również dobre rozwiązanie, w sytuacji gdy nie mamy możliwości uzyskania takiej kopii od osoby, która dokument sporządziła, lub byłoby to znacznie utrudnione.
Co posiada uwierzytelniona kopia
Poświadczenie kopii posiada datę, miejsce sporządzenia, oznaczenie kancelarii, podpis notariusza oraz pieczeń z głodem państwowym. Na życzenie interesanta – notariusz może na poświadczeniu umieścić również godzinę sporządzenia kopii wierzytelnej. Koszt takiej usługi to 6 zł + VAT za każdą stronę dokumentu. Opłata ta uregulowana jest w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 roku w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej. Katalog dokumentów, które mogą zostać przedłożone notariuszowi dla uzyskania kopii wierzytelnej, jest szeroki. Mogą to być m.in. odpisy z Urzędu Stanu Cywilnego, wyroki sądowe, dokumenty prywatne (np. oświadczenia, dyplomy) oraz dokumenty administracyjne.
Co kryje się pod hasłem "uwierzytelnienie"
Warto zwrócić uwagę, że pod słowem „uwierzytelnienie” lub „poświadczenie” mogą kryć się tak naprawdę dwie zupełnie inne czynności notarialne. Jedną jest opisywane poświadczenie kopii. Drugim rodzajem uwierzytelnienia jest natomiast poświadczenie autentyczności podpisu, którą stawający (czyli Klient notariusza) składa na dokumencie, w obecności rejenta. W takim przypadku notariusz nie poświadcza w żadnym stopniu treści dokumentu, a jedynie fakt jego podpisania. O ile tłumacz przysięgły online może uwierzytelnić kopię dokumentu obcojęzycznego, tak poświadczać podpis mogą wyłącznie notariusze.
Notarialne uwierzytelnienie kopii i podpisu
Notariusz dokonuje również czynności, zwanej notarialnym poświadczeniem własnoręczności podpisu, uregulowanej w art. 96 pkt 1 w/w ustawy Prawo o notariacie. Polega ona na podpisaniu przyniesionego przez interesanta do kancelarii notarialnej dokumentu lub pisma, w obecności notariusza lub uznaniu podpisu złożonego wcześniej na dokumencie za własny. Notariusz po ustaleniu tożsamości interesanta (na podstawie dowodu osobistego lub paszportu), stwierdza autentyczność tego podpisu lub potwierdza złożenie w/w oświadczenia. Do obowiązku notariusza nie należy badanie treści dokumentu, pod którym składany jest podpis. Poświadczenie podpisuje stosuje się np. przy umowach sprzedaży udziałów w spółkach, wekslach, a także różnych pisemnych oświadczeniach.
Jak wygląda klauzula poświadczająca?
Poniżej znajdują się przykładowe treści poświadczenia notarialnego kopii oraz poświadczenia notarialnego podpisu. Z naszego doświadczenia wynika, że nie istnieje jedna „prawidłowa” formuła poświadczająca. Każdy notariusz posiada własną formuła i w ramach wykonywania wolnego zawodu, kierując się swoją wiedzą i doświadczeniem, decyduje jakie informacje na poświadczeniu należy umieścić.
Cena uwierzytelnienia podpisu
Warto nadmienić, iż notarialne poświadczenie podpisu stwierdza nie tylko autentyczność samego podpisu, ale również wskazuje na istnienie dokumentu w dacie jego poświadczenia. Notariusz za poświadczenie podpisu pobiera opłatę w wysokości 20 zł + VAT od każdego z podpisów (jeśli na dokumencie nie została wskazana żadna suma pieniężna) lub w wysokości 1/10 maksymalnej stawki, która należałaby się, gdyby dokument sporządzono w formie aktu notarialnego, nie więcej jednak niż 300 zł netto – jeśli w dokumencie przedmiot oznaczony jest sumą pieniężną.
Uwierzytelnienie przez tłumacza
Również tłumacz przysięgły, tak jak notariusz, sporządza kopię i odpisy dokumentów. Na podstawie art. 13 ust. 1 ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego jest on uprawniony do wykonywania poświadczonych odpisów pism sporządzonych w języku obcym. Na gruncie prawa polskiego, sporządzony przez tłumacza odpis jest równy oryginałowi, musi jedna zostać oznaczony w odpowiedni sposób. Odpis taki może być przedkładany w instytucjach i jest przez nie honorowany, na równi z oryginałem. Poświadczenie kopii wykonuje np. Tłumacz Przysięgły Gdańsk. Warto wyjaśnić, iż odpis tłumaczenia to inaczej duplikat tego tłumaczenia, czyli wydawany jest w sytuacji, gdy klient chce mieć tłumaczenie tej samej treści w kilku egzemplarzach. Poświadczenie tłumaczenia to natomiast jego uwierzytelnienie.
Czy wiesz, że...
Tłumaczenie można wydać w dowolnej ilości egzemplarzy. Każdy kolejny egzemplarz musi jednak posiadać swój unikalny numer w Repertorium czynności tłumacza przysięgłego.