Apostille znacznie ułatwiła reguły obrót dokumentami wystawianymi przez urzędy z różnych krajów. Co trzeba o niej wiedzieć? Najważniejsze zagadnienia związane z tym tematem omawiamy w nowym wpisie.
Spis treści
Krótka historia apostille
Do lat 60, by w jednym kraju użyć dokumentu sporządzonego w drugim, należało przejść długą i skomplikowaną procedurę legalizacji. Ten stan rzeczy zmieniła Konwencja haska z 5 października 1961, wprowadzając możliwość wydania urzędowego poświadczenia oryginalności w kraju pochodzenia. Apostille, bo tak nazywa się to poświadczenie, jest w użytku od sześciu dekad. Ułatwia posługiwanie się różnymi dokumentami w większości krajów świata. Czym konkretnie jest apostille? W jakich sytuacjach będziemy jej potrzebować? Jak ją uzyskać?
Czy wiesz, że tłumaczenie apostille wykonujemy od ręki? Wystarczy przesłać skan lub zdjęcie dokumentu do tłumaczenia!
Co to jest apostille?
Apostille to wydawane przez organy państwa poświadczenie o oryginalności dokumentu pozwalające używać go za granicą. Stanowi uproszczoną formę legalizacji, potwierdzającą autentyczność podpisu, funkcję i stanowisko osoby wystawiającej oraz zgodność pieczęci na dokumencie. Apostille jest uznawana przez Polskę oraz ponad 120 innych państw.
Jaki rodzajnik ma apostille?
Nazwa apostille pochodzi z języka francuskiego i, co ważne, jest rodzaju żeńskiego, chociaż w języku polskim dopuszczalne jest użycie jej w rodzaju nijakim. Oznacza adnotację, a także dopisek na marginesie.
Czy wiesz że...
Możemy powidzieć: TA apostille oraz TO apostille. Obie formy są poprawne ale zaleca się używać rodzajniku żeńskiego.
Masz ochotę na więcej ciekawostek?
Znak pisarski „@” jest już z nami na stałe. Mało osób wie jednak jaka jest jego historia. Nie przejmuj się, po przeczytaniu naszego artykułu o „małpie” będziesz mógł zabrylować na rodzinnym spotkaniu, przytaczając najciekawsze fakty. Małpowanie to nic złego (w tym przypadku)!
Uznawanie apositlle na świecie
Warto pamiętać, że państwa niebędące stroną Konwencji haskiej nie uznają tego rodzaju poświadczenia i mogą wymagać standardowej legalizacji dokumentów w urzędzie konsularnym danego kraju. Na taką ewentualność należy przygotować się, załatwiając formalności w takich krajach i regionach jak Afganistan, Arabia Saudyjska, Bangladesz, Egipt, Etiopia, Hongkong, Indonezja, Irak, Iran, Jordania, Kamerun, Kanada, Katar, Kenia, Kongo, Korea Płn., Kuba, Kuwejt, Liban, Libia, Sudan i Sudan Południowy, Tajlandia, Uganda, Wietnam i ZEA.
Apostille w każdym kraju ma inny format. W Polsce jest to naklejka, z odręcznym podpisem wystawiającego urzędnika, pieczęcią urzędową oraz hologramem.
Dzięki symbolowi @, możemy łatwo rozpoznać, że dany adres jest adresem e-mail. Wpisywanie symbolu @ stało się codziennym rytuałem dla wszystkich korzystających z poczty elektronicznej.
Jak uzyskać apostille w Polsce?
By uzyskać apostille w Polsce, należy złożyć wniosek o nadanie klauzuli na dokumencie urzędowym bezpośrednio w Ministerstwie Spraw Zagranicznych – a konkretnie jego Dziale Legalizacji. Cała procedura jest dość prosta, a sam wniosek można złożyć osobiście, za pośrednictwem pełnomocnika lub korespondencyjnie. Za wystawienie apostille pobierana jest opłata skarbowa w wysokości 60 złotych.
Niektóre dokumenty mogą wymagać wcześniejszego uwierzytelnienia. Tak jest m.in. w przypadku dokumentów notarialnych, dyplomów specjalistycznych lub dokumenty dot. zawodów medycznych. Nie jest ponadto możliwe uzyskanie apostille dla dokumentów wystawionych w formie elektronicznej (np. e-faktur). Szczegółowe informacje na ten temat są dostępne na stronie MSZ.
Apostille – kiedy będzie niezbędne?
Apostille należy uzyskać zawsze, gdy za granicą zamierzamy użyć któregoś z wymienionych dokumentów:
– aktów stanu cywilnego (urodzenia, zawarcia związku małżeńskiego, zgonu itp.);
– tłumaczeń przysięgłych;
– dokumentów notarialnych (np. umów darowizny, sprzedaży, dożywocia, zamiany, zniesienia współwłasności, o podział majątku wspólnego, o dział spadku, deweloperskiej, pełnomocnictwa, testamentów itp.);
– dokumentów sądowych (w tym zaświadczeń o niekaralności, odpisów z Krajowego Rejestru Sądowego
– odpisów z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;
– dokumentów handlowych (np. faktur handlowych, listów przewozowych, świadectw pochodzenia, weterynaryjnych, fitosanitarnych i zdrowia, a także certyfikatów jakości);
– dokumentów na potrzeby szkolnictwa artystycznego;
– świadectw szkolnych, dyplomów (w tym maturalnych), zaświadczeń wydawanych przez okręgowe komisje egzaminacyjne oraz dyplomów mistrzowskich i świadectw rzemieślniczych;
– dokumentów wydawanych przez uczelnie wyższe;
– dokumentów dot. kwalifikacji w zawodach medycznych;
– innych dokumentów urzędowych.
Kiedy Apostille jest nadawana?
Kiedy Apostille jest nadawana? Apostille wydawana jest na wniosek posiadacza dokumentu1. W Polsce nadaje się ją na polskich dokumentach urzędowych w postaci papierowej lub na pismach zawierających urzędowe poświadczenia
Wyjątki od reguły
Od tej reguły istnieją jednak pewne wyjątki. Zgodnie z prawem unijnym, państwa Wspólnoty nie mogą wymagać apostille w przypadku dokumentów wystawionych przez innych członków UE. Przepis ten dotyczy dokumentów stanu cywilnego, poświadczających miejsce zamieszkania, miejsce pobytu lub obywatelstwo, a także świadectw braku wpisu w rejestrze karnym.
Apostille a polskie urzędy
Polskie urzędy i instytucje (sądy, szkoły i uczelnie) również mogą wymagać przedstawienia apostille jako formy poświadczenia autentyczności dokumentów wydanych za granicą. Będziemy musieli posłużyć się nim np. w przypadku kontynuacji nauki rozpoczętej w innym kraju, zatrudniania cudzoziemców na stanowiskach wymagających odpowiednich uprawnień (o ile te zostały zdobyte poza UE), współpracy z zagranicznymi kontrahentami lub spraw spadkowych i tych związanych z nieruchomościami.
Kiedy Apostille jest zbędna?
Apostille nie jest wymagana w wielu sytuacjach w obrocie między państwami Unii Europejskiej. Dotyczy to między innymi dokumentów celnych i handlowych, ale też urzędowych.
Podsumowanie
Apostille, jak widać, okazuje się niezbędne w wielu sytuacjach – zarówno dla osób prywatnych, i firm prowadzących działalność na rynkach zagranicznych. Wiedza na temat procedury uzyskiwania klauzuli apostille w Polsce oraz sytuacji, w których jest ona wymagana, pozwala uniknąć problemów związanych z obrotem dokumentami między instytucjami w różnych krajach.
Apostille oraz towarzyszące temu poświadczeniu dokumenty przetłumaczysz u nas w biurze PRZYSIEGLE.ONLINE. Dzięki pieczęci i podpisowi tłumacza przysięgłego będziesz spokojny w urzędzie, że tłumaczenie zostanie zaakceptowane.