Znowelizowaną w 2021 r. Ustawę z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym śmiało można nazwać: „małą rewolucją”. Wprowadziła bowiem obowiązek składania formularzy do KRS za pośrednictwem nowo utworzonego systemu PRS (Portalu Rejestrów Sądowych). Wyjaśniamy, w jaki sposób z niego korzystać i kto na tych zmianach najwięcej skorzysta. Wyjaśniamy również, że eKRS to nazwa potoczna.
Spis treści
Czym jest KRS (Krajowy Rejestr Sądowy)...
Nie sposób wyjaśnić, czym jest e-KRS i PRS bez wcześniejszego wytłumaczenia rozwikłania definicji KRS. Jak wyjaśnia art. 1 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, jest twór powstały 1 stycznia 2001 r., na który składają się:
• rejestr przedsiębiorców,
• rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej,
• rejestru dłużników niewypłacalnych [1].
Portal Rejestrów Sądowych znajduje się pod adresem https://prs.ms.gov.pl/krs
... i co to jest eKRS?
Chodzi więc o informatyczną, scentralizowaną bazą danych wszystkich wymienionych wyżej podmiotów. Dzięki niej można w kilka chwil uzyskać pewne informacje, co do statusu prawnego podmiotu (zarejestrowanego w KRS). Ponadto, jak podaje Ministerstwo Sprawiedliwości na rządowej stronie, baza dostarcza danych na temat:
• zaległości w podatkach i opłatach celnych,
• zaległości w składkach ZUS,
• nieopłaconych wierzytelnościach (i samym wierzycielach) [2].
Cenne informacje w KRS
KRS stanowi bardzo cenną bazę danych na temat zarejestrowanych podmiotów takich jak choćby spółki akcyjne, jawne, z ograniczoną odpowiedzialnością czy przedsiębiorstwa państwowe. Nie ma w nim natomiast jednoosobowych działalności gospodarczych i spółek cywilnych.
Bez wątpienia najczęściej wykorzystywany jest rejestr przedsiębiorców. Trudno wyobrazić sobie współpracę B2B bez wcześniejszej weryfikacji danych na temat toczącego się postępowania upadłościowego czy zawieszenia działalność lub jej likwidacji. Takie dane mogą uchronić przed dużymi stratami finansowymi, wynikającymi z podjęcia współpracy z niewypłacalnym przedsiębiorcą.
Czy wiesz że...
nazwa e-KRS to nazwa potoczna. Mówiąc e-KRS mamy na myśli Portal Rejestrów Sądowych. Mogą na tym korzystać nieuczciwe firmy, próbujące wprowadzić w błąd odbiorcę.
A jak wygląda sprawa z Apostille?
Te apostille, to apostille, ten apostille… jaki właściwie jest rodzajnik tego krótkiego dokumentu legalizacyjnego? Jeżeli masz wątpliwości, rozwiej je raz na zawsze po przeczytaniu naszego artykułu na blogu!
Jawne dane
Dane zawarte w Krajowym Rejestrze Sądowym są jawne. Dla wszystkich znajdujących się w nim podmiotów sądy prowadzą papierowe akta rejestrowe. Każdy obywatel ma prawo w siedzibie sądu (odpowiedzialnego za prowadzenie danych rejestrowych wybranego podmiotu) zapoznać się ze wspomnianymi aktami [2].
Czym jest PRS (Portal Rejestrów Sądowych)?
RS, czyli Portal Rejestrów Sądowych jest nierozerwalnie związany z KRS. Jest to system teleinformatyczny uruchomiony 1 lipca 2021 r., który pozwala udostępniać wszystkim obywatelom usługi rejestrów sądowych, w tym także związane z e-KRS, czyli elektronicznymi formularzami KRS.
Wraz z uruchomieniem PRS przedsiębiorcy (nie dotyczy to pozostałych podmiotów niebędących przedsiębiorcami) mają obowiązek kierowania formularzy do KRS właśnie za pośrednictwem tego systemu (to są właśnie e-formularze, czyli formularze online czy też formularze elektroniczne). W jakim celu? Otóż dzięki temu przedsiębiorcy szybciej uzyskują od KRS informacje, ale tez sprawniej przekazują do niego dokumenty – wszystko odbywa się elektronicznie.
Niektóre dokumenty mogą wymagać wcześniejszego uwierzytelnienia. Tak jest m.in. w przypadku dokumentów notarialnych, dyplomów specjalistycznych lub dokumenty dot. zawodów medycznych. Nie jest ponadto możliwe uzyskanie apostille dla dokumentów wystawionych w formie elektronicznej (np. e-faktur). Szczegółowe informacje na ten temat są dostępne na stronie MSZ.
eKRS jako moduł PRS
KRS w PRS jest jednym z czterech modułów tego systemu. Umożliwia m.in. składanie wniosków i pism do sądów, zgłoszeń dotyczących sprawozdań finansowych, a także przeglądanie dokumentacji finansowej i pobierania odpisów KRS.
Usługi powszechnie dostępne to zarówno te, które nie wymagają zalogowania, jak i te dostępne po zalogowaniu. Obie grupy zostały zaprezentowane w poniższej tabeli:
Jak korzystać z KRS przez Internet?
Korzystanie z e-KRS w systemie PRS nie jest skomplikowane. Dla czerpania z pełni funkcjonalności konieczne jest jednak wcześniejsze uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo zaufanego podpisu elektronicznego potwierdzonego przez ePUAP.
Poszczególne usługi (wymagające logowania lub nierodzące takiej konieczności) są czytelnie opisane. Wystarczy podać wymagane dane np. numer KRS lub dane rejestrowe (np. REGON, NIP), aby uzyskać dostęp do poszukiwanych danych.
e-Formularze
Chcąc skorzystać z e-formularzy (np. aby złożyć wniosek), konieczne jest zalogowanie do PRS, wybranie odpowiedniego formularza i uzupełnienie czytelnie opisanych pól. Podobnie jak przy uzupełnianiu elektronicznego PIT, tak i tutaj przed wysłaniem e-formularza KRS możesz wybrać polecenie sprawdzania poprawności, aby dowiedzieć się czy wszystkie poza zostały uzupełnione i dane są poprawne. Dopiero wówczas można podpisać dokument i wysłać go do KRS.
System PRS nie pozwoli wysłać wniosku, jeśli wymagane pola nie zostaną uzupełnione. Dzięki temu zredukowana została liczba przypadków, gdy przedsiębiorcy wysyłali wnioski poprawne, ale nie zawierające niektórych danych.
Rejestracja oddziału brytyjskiej spółki
Jednym z wielu powodów korzystania z e-KRS w portalu PRS jest rejestracja polskiego oddziału zagranicznej spółki. W takim przypadku niezbędne będzie tłumaczenie dokumentów spółki - np. Certificate of Incorporation (świadectwa założenia spółki) oraz Articles of Association (statut spółki).
Załączanie dokumentów do eKRS
Do formularza można dołączyć też dokumentu sporządzonego w formie aktu notarialnego. Nie jest jednak do tego potrzebny skan. Prawnik umieszcza akt w specjalnym centralnym repozytorium (CREWAN). Wystarczy więc, że w formularzu podasz numer dokumentu z repozytorium. Skan (albo odpis poświadczony notarialnie lub przez profesjonalnego pełnomocnika jak np. adwokata), jeśli został sporządzony w tradycyjnej, papierowej formie.
Jakie są korzyści z e-KRS w PRS?
Uruchomienie PRS i wprowadzenie możliwości składania formularzy KRS drogą online uprościło tę procedurę, a także zredukowało liczbę występujących błędów (zwłaszcza tych formalnych będących wynikiem pozostawienia niektórych wymaganych pól pustymi).
Dokumenty są też łatwiejsze do uzupełnienia, ponieważ zawierają czytelne instrukcje przy uzupełnionych polach. Dzięki temu ryzyko popełnienia pomyłki jest minimalne. Zwłaszcza że system pozwala sprawdzić dane przed wysłaniem.
Korzyścią jest też skrócenie czasu składania dokumentów do sądów rejestrowych. Dzięki temu przesłanie wniosku do KRS poprzez e-formularze jest jednoznaczne z ich skierowanie do właściwego sądu rejestrowego.
Źródła:
1. Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19971210769/U/D19970769Lj.pdf [dostęp: 14.02.2024].
2. https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/ogolne-informacje-o-krajowym-rejestrze-sadowym [dostęp: 14.02.2024].
3. https://prs.ms.gov.pl/krs [dostęp: 14.02.2024].Dokumenty są też łatwiejsze do uzupełnienia, ponieważ zawierają czytelne instrukcje przy uzupełnionych polach. Dzięki temu ryzyko popełnienia pomyłki jest minimalne. Zwłaszcza że system pozwala sprawdzić dane przed wysłaniem.
Korzyścią jest też skrócenie czasu składania dokumentów do sądów rejestrowych. Dzięki temu przesłanie wniosku do KRS poprzez e-formularze jest jednoznaczne z ich skierowanie do właściwego sądu rejestrowego.
Dokumenty zagranicznych spółek przesyłane przez system eKRS przetłumaczysz u nas w biurze. Dzięki podpisowi elektronicznemu, proces rejestracji zagranicznej spółeki (np. brytyjskiej limited company) przebiegnie szybciej, niż w przypadku tłumaczenia w wersji papierowej.