Wyobraź sobie, że prosisz mechanika o wycenę naprawy auta, a potem wysyłasz mu zdjęcie… koła. Jednego. Zrobione nocą, z lampą błyskową, w deszczu, pod kątem 37°. Mechanik odpowiada: „No cóż, wygląda na okrągłe”.
W tłumaczeniach przysięgłych bywa podobnie. Tyle że zamiast koła mamy akt urodzenia, dyplom, umowę albo 18-stronicowy załącznik, a zamiast „wygląda na okrągłe” pojawia się: „proszę dosłać czytelny skan, bo nie widzę daty i nazwiska”.
Ten poradnik powstał po to, żeby Twoja darmowa wycena tłumaczenia była szybka, konkretna i bez ping-ponga mailowego. Piszę z perspektywy praktyka (tłumaczenia przysięgłe, wyceny, dokumenty „z życia wzięte” – znamy ten sport). Widziałem już pliki piękne jak z drukarni i takie, które wyglądały, jakby przeszły przez pralkę, a potem walczyły z Neo w niekończącym się matrixie.
Spis treści
TL;DR: chcesz szybką, darmową wycenę? Zrób te 3 rzeczy
Jeśli pytasz, jak przygotować dokumenty do tłumaczenia przysięgłego online, odpowiedź jest prosta:
Wyślij komplet dokumentów (wszystkie strony) – bez „reszta stron jest taka sama”.
Zadbaj o czytelność (skan albo dobre zdjęcia) – bez refleksów, poruszeń i ucięć.
Najlepiej zamieść wszystko w jeden plik PDF – jeden dokument = jeden plik, spokojna głowa.
Jeżeli zrobisz te 3 powyższe kroki to mamy już 90% sukcesu. Reszta to detale, które też dopracujemy – bo w tłumaczeniu przysięgłym „detale” zwykle nie są detalami, tylko treścią.
Dowód osobisty dla dziecka wydawany jest na okres pięciu lat, co oznacza konieczność jego regularnej wymiany do ukończenia 18. roku życia. Standardowy czas oczekiwania na wydanie dokumentu wynosi od 30 do 60 dni, choć w przypadku zwiększonego obciążenia urzędu okres ten może się wydłużyć. Warto więc planować składanie wniosku z odpowiednim wyprzedzeniem, zwłaszcza przed sezonem wakacyjnym czy okresem świątecznym.
Czy wiesz że...
Rocznie tłumaczymy dla was TYSIĄCE dokumentów. Niestety pewna część dokumentów, które do nas trafiają są tak niskiej jakości, że ich odczytanie nie jest możliwe. Można to jednak łatwo naprawnić!
Dlaczego czytelność ma znaczenie? (i co ma do tego cena)
W tłumaczeniu przysięgłym liczy się wierność i precyzja. Nie mogę wpisać „prawdopodobnie 2021”, jeśli na zdjęciu data jest rozmazana jak makijaż po weselu.
Czytelne dokumenty = mniej pracy technicznej = szybsza wycena i sprawniejsza realizacja.
A jeśli dokument jest długi (kilkanaście–kilkadziesiąt stron) i dostajemy go w świetnej jakości, to często jest to też szansa na konkretny rabat. Dlaczego? Bo zamiast walczyć z pikselami, mogę robić to, co najważniejsze: tłumaczyć.
Bardzo nieczytelne dokumenty też zwykle da się przetłumaczyć. Spokojnie, nie zostawimy Klienta z „misją niemożliwą”. Ale jeśli musimy domyślać się liter, ratować kontrast, prosić o dosyłki albo analizować trzy wersje tej samej strony („ta jest ciemna”, „ta jest krzywa”, „ta ma palec w kadrze”), to jest to dodatkowa praca, która może wpłynąć na cenę i termin. A co najważniejsze – na jakość tłumaczenia. Mimo zaprzęgania do tłumaczeń dodatkowych korektorów i przepuszczania przez różne modele walidacji, ryzyko powstania błędu przy dokumencie o niskiej czytelności znacząco wzrasta.
1) Skan czy zdjęcie telefonem – co najlepsze do wyceny?
Skan (idealny scenariusz)
Jeśli możesz zeskanować dokumenty – super. To najczytelniejsza forma do wyceny i tłumaczenia.
Zasady skanu (czyli prosto i zrozumiale):
rozdzielczość najlepiej 300 dpi (dla dokumentów urzędowych to bezpieczny standard),
zapis do PDF w kolorze,
bez „upiększaczy”, filtrów, wybielania tła i wyostrzania na siłę.
Zdjęcie telefonem (najczęstszy scenariusz)
Czy zdjęcie telefonem wystarczy do tłumaczenia przysięgłego? Tak – pod warunkiem, że jest czytelne i kompletne.
I tu przechodzimy do sedna.
2) Jak zrobić dobre zdjęcie dokumentu telefonem? 10 zasad, które ratują życie (i wycenę)
Połóż dokument na płaskiej powierzchni (stół jest świetny, kolano w autobusie – mniej).
Rób zdjęcie prosto z góry, nie pod kątem. Perspektywa trapezu nie jest nową formą dokumentu.
Zadbaj o światło: najlepiej dzienne albo równomierne lampy z boku.
Unikaj lampy błyskowej – robi refleksy jak na zdjęciu z budki fotograficznej na weselu (wiem, że wiesz o czym piszę).
Ustaw ostrość na tekście (stuknij w ekran w miejscu z drobnym drukiem).
Nie ucinaj rogów ani dołu dokumentu – pieczęcie mają brzydki zwyczaj mieszkania właśnie w rogach, a stopki na dołach dokumentów.
Sprawdź zdjęcie po zrobieniu: czy da się odczytać nazwiska, daty, numery, dopiski?
Nie zasłaniaj treści palcem. To nie thriller, w którym trzymamy tajemnice w kadrze. Anonimizacja jest spoko, ale świadoma.
Nie rób zdjęcia z 2 metrów. Dokument ma być bohaterem zdjęcia, nie dywan.
Jeśli strona ma drobny druk, zrób 2–3 zdjęcia tej samej strony (góra/środek/dół). Lepiej kilka czytelnych kadrów niż jeden „prawie”.
Szybki test jakości:
Jeśli na Twoim telefonie, po przybliżeniu, potrafisz odczytać najmniejszy druk – my też damy radę.
Jeśli widzisz „szare smugi” i „coś jak litery” – zaczynamy wycenę w trybie „archeologia dokumentów”.
3) Najczęstsze błędy przy wysyłaniu dokumentów (z kroniki tłumacza)
Błąd #1: Refleks zasłania pół strony
Klasyk: dokument w koszulce, lampa błyskowa i na środku biały „błysk nicości”, pod którym znika treść do tłumaczenia.
Co zrobić: wyjmij dokument z koszulki albo zrób zdjęcie w świetle dziennym, bez flasha.
Błąd #2: Zdjęcie pod kątem (perspektywa „piramida”)
Z góry A4, na dole szerokość paragonu.
Co zrobić: ustaw telefon równolegle do dokumentu i zrób zdjęcie prosto z góry.
Błąd #3: Ucięty dokument
„Wysłałem wszystko!” – a na zdjęciu brakuje dołu strony, gdzie zwykle mieszkają podpisy.
Co zrobić: zostaw margines wokół dokumentu. Lepiej kawałek stołu niż brak pieczęci.
Błąd #4: W kadrze jest… życie codzienne
Tak, zdarza się, że w odbiciu widać osobę robiącą zdjęcie. Czasem w wersji „piżama premium”. Równie często widać Wasze stopy, psa wyglądającego ciekawsko spod stołu albo nawet bebz… tzn. brzuch.
Co zrobić: tylko dokument w kadrze. Lubimy Was ale niekoniecznie chcemy oglądać Was w bieliźnie.
Błąd #5: Jedna strona z dwudziestu + „mam jeszcze 20 podobnych”
Da się wycenić dwadzieścia na podstawie jednej strony? Zwykle nie.
„Podobne” dokumenty potrafią różnić się tym, co najważniejsze: nazwiskami, datami, dopiskami, pieczęciami. A często „podobne” oznacza „kompletnie inne”.
Co zrobić: wyślij komplet. Dostaniesz wycenę, a nie „widełki z mgły”.
Błąd #6: Brakujące strony (i cisza)
Dostajemy stronę 1 i 3, oraz niespodziankę: brak strony 2. Nie wiemy, czy to pomyłka, czy celowe pominięcie.
Co zrobić: jedno zdanie wystarczy: „strona 2 pominięta celowo” albo „dosyłam stronę 2 w osobnej wiadomości”.
Błąd #7: Duplikaty
Ta sama strona trzy razy w trzech plikach: „IMG_001”, „IMG_001(1)”, „final_final2”.
Co zrobić: usuń duplikaty i uporządkuj pliki – wycena pójdzie szybciej, bez zabawy w „znajdź różnicę”.
Błąd #8: Brak numeracji stron
12 stron świadectw, każde zdjęcie to osobny plik, a my… nie mamy jak przypisać strony z ocenami do strony tytułowej.
Co zrobić: najlepiej ułóż strony w kolejności od pierwszej do ostatniej w jednym pliku PDF. Jeżeli nie masz takiej możliwości, nazwij pliki „strona 1”, „strona 2”, etc.
Czujesz się gangsterem, a robienie zdjęć to nie Twoja bajka?
Jeżeli zamiast czytania o robieniu zdjęć dokumentów, wolisz poczuć ciarki i zagłębić się „REAL TALK” thriller to wejdź w poniższy linki. Przeczytasz, jak wyglądała historia walki o władzę w amerykańskim rapie. Polecamy, również ze względu na DARMOWY słownik gwary rapu.
4) Długie dokumenty: jak wysłać je tak, żeby wycena była szybka (i rosła szansa na rabat)
Długi dokument to nie problem. Problemem jest długi dokument w wersji:
48 zdjęć,
każde inne,
część obrócona,
część rozmazana,
a połowa ma ucięte numery stron.
Jeśli chcesz przygotować długi dokument do tłumaczenia przysięgłego, zrób tak:
jeden PDF zamiast wielu zdjęć (jeśli możesz),
kolejność stron 1–2–3… bez niespodzianek,
równa jakość na każdej stronie,
1 plik to jeden komplet dokumentów.
Dlaczego to działa?
Bo wtedy praca jest „czysta”: mniej czasu na porządkowanie, więcej na tłumaczenie.
I właśnie przy długich, czytelnych dokumentach najłatwiej o sensowny rabat.
5) Format plików: co wysyłać, czego unikać i dlaczego „Word ze zdjęciami” to wynalazek diabła
Najlepsze formaty do darmowej wyceny:
PDF (najlepiej jeden plik na jeden dokument),
JPG / PNG (czytelne zdjęcia).
Co spowalnia wycenę:
zdjęcia wklejone do Worda (często tracą jakość),
gigantyczne pliki (np. 200 MB załącznika),
dziwne formaty z komunikatem „nie mogę otworzyć”,
pliki zabezpieczone hasłem… bez hasła.
Jeśli plik jest za duży:
zmniejsz rozdzielczość zdjęć,
zrób PDF,
albo podziel na 2–3 pliki,
zamiast przesyłać plik jako załącznik, udostępnij go nam do pobrania ze swojego wirtualnego dysku (np. dysk Google, OneDrive, etc.)
6) Plik z hasłem? Jasne. Tylko pamiętaj o jednym
Możesz wysłać dokument zabezpieczony hasłem. Tylko wtedy wycena bez hasła jest jak przepis na sernik bez… sernika.
Zasada: hasło wyślij w tej samej wiadomości (albo w kolejnej), najlepiej jasno opisane.
7) „Dokumenty są nieczytelne, ale muszę je przetłumaczyć” – co wtedy?
Czy da się przetłumaczyć bardzo nieczytelny dokument? W wielu przypadkach: tak.
Tylko uczciwie uprzedzamy:
tłumacze przysięgli nie mogą odbierać oświadczeń o treści nieczytelnych wpisów, więc jeżeli niektóre fragmenty będą ponad wszelką wątpliwość nieczytelne – na tłumaczeniu znajdzie się adnotacja „[nieczytelne],
czasem prosimy o lepsze zdjęcie konkretnego miejsca,
czasem trzeba poświęcić więcej czasu na analizę.
To jest realna, dodatkowa praca – dlatego może wpłynąć na cenę.
8) Mini-checklista do wykorzystania (zanim wyślesz dokumenty do wyceny)
Przed wysłaniem sprawdź:
Czy wysyłam wszystkie strony każdego dokumentu?
Czy na zdjęciach widać całą treść (bez ucięć)?
Czy tekst jest ostry po przybliżeniu?
Czy nie ma refleksów na pieczęciach i podpisach?
Czy dokument nie jest sfotografowany pod kątem?
Czy pliki nie są zdublowane?
Czy plik PDF nie jest zabezpieczony hasłem bez podania hasła?
Czy przy brakującej stronie dopisałem, czy to błąd, czy celowe pominięcie?
Jeśli odhaczyłeś większość – wycena pójdzie sprawnie.
9) FAQ – przygotowanie dokumentów do tłumaczenia (jedno pytanie = jedna odpowiedź)
Czy zdjęcie telefonu wystarczy do tłumaczenia przysięgłego?
Tak, jeśli jest czytelne, proste, bez refleksów i obejmuje całą stronę.
Czy mogę wysłać jedną stronę „na próbę”?
Możesz, ale wtedy wycena będzie orientacyjna. Do rzetelnej wyceny potrzebujemy kompletu.
Co jeśli mam 20 podobnych dokumentów?
Wyślij wszystkie. „Podobne” prawie zawsze różnią się szczegółami, które mają wpływ na pracę i cenę.
Co jeśli brakuje strony?
Napisz, czy to celowe pominięcie, czy pomyłka i dosyłasz. Jedno zdanie oszczędza kilka maili.
Czy mogę wysłać dokument w koszulce?
Możesz, ale uważaj na refleksy. Jeśli odbija się światło, lepiej wyjmij z koszulki.
Co jeśli plik jest ogromny?
Zrób PDF albo podziel na kilka plików. Duże pliki często nie przechodzą przez skrzynki pocztowe.
Czy dostanę rabat?
Często tak, szczególnie przy długich dokumentach w świetnej jakości – bo oszczędzamy czas na porządkowaniu i „ratowaniu” plików.
Czy bardzo nieczytelne dokumenty są do zrobienia?
Zwykle tak, ale mogą wymagać dodatkowej pracy, doprecyzowań i wpłynąć na cenę.
10) Podsumowanie: jak wysłać dokumenty do darmowej wyceny bez stresu
Gdybym miał zamknąć w jednym zdaniu wszystkie rady z tego artykułu, powiedziałbym:
Wyślij komplet, w dobrej jakości, najlepiej w PDF – a my odwdzięczymy się szybką wyceną (i często lepszą ceną).
A jeśli Twoje dokumenty są w stanie „po przejściach” – też daj znać. Zrobimy, co się da aby wykonać z nieczytelnych dokumentów profesjonalne tłumaczenie. Przygotuj się jednak, że zamiast sprintu będzie to bieg z przeszkodami.
Chcesz darmową wycenę tłumaczenia?
Wyślij czytelne skany lub zdjęcia wszystkich stron dokumentów, a wrócimy do Ciebie z konkretną wyceną i terminem realizacji. Skoro dotarłeś tutaj to pewnie wiesz już, jak przygotować porządne zdjęcia lub skany dokumentów. Nawet nie wiesz, jak bardzo jesteśmy Ci wdzięczni!