Aby nie być gołosłownym, poniżej zamieszczamy dokładny opis aktów prawnych oraz wytycznych znajdujących się Kodeksie Tłumacza Przysięgłego.
Zgodnie z Art 18, punkt 2 Ustawy z dnia 25 listopada 2004 r. o zawodzie tłumacza przysięgłego (Dz. U. 2004 Nr 273 poz 2702):
Na wszystkich poświadczonych tłumaczeniach oraz poświadczonych odpisach pism, które wydaje tłumacz przysięgły, wymienia się pozycję, pod którą tłumaczenie lub odpis są odnotowane w repertorium. Na sporządzonych tłumaczeniach i odpisach pism należy stwierdzić, czy sporządzono je z oryginału, czy też z tłumaczenia lub odpisu, oraz czy tłumaczenie lub odpis jest poświadczony i przez kogo.
Zapis ten precyzuje Kodeks Tłumacza Przysięgłego z 2018 roku opracowany przez TEPIS z udziałem Międzyinstytucjonalnego Komitetu Konsultacyjnego (w skład którego wchodzą: Ministerstwo Sprawiedliwości – mgr Wojciech Ułitko, zastępca dyrektora Departamentu Legislacyjnego, mgr Bolesław Cieślik, naczelnik Wydziału Tłumaczy Przysięgłych; Komisja Odpowiedzialności Zawodowej Tłumaczy Przysięgłych przy Ministrze Sprawiedliwości -dr Maciej Mitera; Państwowa Komisja Egzaminacyjna do przeprowadzania egzaminu na tłumacza przysięgłego – dr hab. Adam Szafrańs i inni):
§16. Definicja dokumentu
1. Dokumentem w rozumieniu niniejszego Kodeksu jest każda treść, niezależnie od zastosowanego nośnika, zapisana na papierze lub w postaci elektronicznej bądź zarejestrowana w formie dźwiękowej, wizualnej albo audiowizualnej.
2. Dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych, którym jest materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej.
3. Polski dokument urzędowy to dokument sporządzony w przepisanej formie przez powołane do tego organy administracji publicznej w zakresie ich działania oraz przez organy jednostek organizacyjnych lub podmioty w zakresie spraw poruczonych im z mocy prawa lub porozumienia.
§ 25. Definicja oryginału i odpisu dokumentu w formie pisemnej
1. Dokument może mieć formę oryginału, odpisu poświadczonego albo odpisu niepoświadczonego.
2. Oryginałem są dokumenty pierwotne* (np. oryginał umowy handlowej, dyplomu uczelni wyższej, zaświadczenia lekarskiego, pełnomocnictwa itp., jak i oryginał odpisu aktu notarialnego czy odpisów aktów stanu cywilnego).
3. Odpis dokumentu stanowi dokładne odwzorowanie dokumentu pierwotnego lub noszącego znamiona oryginału i może mieć formę odpisu poświadczonego przez uprawnioną osobę albo niepoświadczonego (np. kopia: kserokopia, fotokopia, skan lub jego wydruk, faks).
4. Oryginałem dokumentu elektronicznego jest wyłącznie zapis elektroniczny; wszystkie inne postacie stanowią odpis (np. wydruk)
§ 61. Poświadczenie zgodności tłumaczenia z oryginałem dokumentu
1. Tłumacz przysięgły poświadcza, w granicach swojej wiedzy jako tłumacza przysięgłego niebędącego specjalistą w dziedzinie oceny autentyczności dokumentów, zgodność tłumaczenia z oryginałem dokumentu w formule poświadczającej tłumaczenie, jeżeli oryginał nie budzi jego zastrzeżeń. Poświadczenie zgodności tłumaczenia z oryginałem nie jest tożsame ze stwierdzeniem autentyczności dokumentu.
2. (…)
3. W przypadku tłumaczenia sporządzanego na podstawie oryginału dokumentu źródłowego tłumacz może dołączyć do tłumaczenia kopię dokumentu źródłowego
* „Ze względu na kolejność źródła dzielą się na dokumenty pierwotne mające taką formę, jaką nadał twórca oraz dokumenty wtórne, dokładne odwzorowanie dokumentu pierwotnego (np. odpis, fotokopia, kserokopia)”, Wielka Encyklopedia PWN, s. 258; Dokumenty tożsamości. Jawność i Bezpieczeństo – Kamil Czaplicki, C.H. Beck 2016, s. 3